Título	Título 2: Camila Valenzuela
Tipo de Proyecto	Proyecto de Titulación
Período	2013-2014
Carreras	Diseño Gráfico"Diseño Gráfico" is not in the list (Arquitectura, Diseño, Magíster, Otra) of allowed values for the "Carreras Relacionadas" property.
Alumno(s)	Camila Valenzuela

Presentación

Semana de la Matemática

Productos para el evento

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Portada Carpeta
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Interior Carpeta
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Folleto Resúmenes
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Interior Folleto Resúmenes
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Folleto Programa
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Interior Folleto Programa
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Block
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Papelería General

Evaluación y Recopilación de Datos

Análisis de Audiencias

Porcentaje de Audiencia por Universidad
Porcentaje de Audiencia por Tipo de Asistente

Identificación de una necesidad

Brief

Formulación del Proyecto

Identificación del Proyecto

Título

Plataforma para la organización, gestión y difusión de eventos académicos de la PUCV

Formulación

Resumen

En el ámbito académico, un importante medio de difusión del desarrollo de la investigación y el quehacer son los eventos académicos, ya sean seminarios, congresos, charlas, foros, talleres, etc. Actualmente, el principal canal de difusión y gestión de estos eventos es internet. Sin embargo estos eventos, en gran parte, no logran un radio de difusión más allá de quienes tienen una relación cercana con los gestores de este.

Se propone el diseño de una plataforma que permita la óptima organización, gestión y difusión de estas actividades. Mediante esta iniciativa se busca principalmente ampliar el radio de difusión del quehacer académico, profesional e institucional en sus distintas áreas de acuerdo al público objetivo al cual esté dirigido determinado evento, organizar de manera clara los contenidos y etapas de este, gestionar procesos como el registro de asistentes, pago de inscripciones, generación de estadísticas y recopilación de distintos datos e informaciones que permitan evaluar el proceso, conservar y acceder al registro del evento de manera que se transforme en un sistema de documentación histórica, sobre todo para eventos periódicos.

Para el diseño de esta plataforma existe una etapa de investigación en proceso sobre actividades de este tipo que realiza la PUCV tanto a nivel de Universidad, Facultad y Unidades Académicas y cómo estas se presentan en internet. A partir de esta investigación se realizarán distintos catastros y análisis de datos que permitan reconocer las necesidades específicas de cada caso para, finalmente, proponer una arquitectura de contenidos de la plataforma, su sistema de funcionamiento y su estructura visual.

De esta forma, se espera satisfacer las necesidades identificadas y el cumplimiento de los objetivos aquí señalados, además de dar a la Universidad una importante herramienta para posicionarse en el medio, no tan solo diciendo lo que en ella se hace sino que mostrándolo.

Formulación de la Propuesta

Los eventos académicos, ya sean congresos, seminarios, charlas, talleres, etc., cumplen un rol fundamental tanto en el posicionamiento institucional como en el grado de vinculación que la universidad tiene con el medio. Estas actividades además de difundir el conocimiento y el quehacer institucional, impulsan la creación de redes con otras universidades y/o organismos que promueven o facilitan el desarrollo de proyectos, investigación, innovación, emprendimiento, etc. Es aquí que radica la importancia de una correcta gestión y difusión que garanticen el éxito en este sentido.

Actualmente el eje central de la imagen y difusión de los eventos académicos se encuentra en la web. Aquí se reúne la información sobre las actividades que se realizará, fechas, lugares, inscripciones, etc. Sin embargo y por diversas razones, ya sean presupuesto, desconocimiento, falta de un profesional a cargo o poca importancia que se le da a este proceso, los sitios son desorganizados, poco claros, mínimamente funcionales y, por qué no decirlo, feos. En otros casos, solo se publica la actividad dentro del sitio de la Unidad Académica que la organiza, sitio que no es visitado frecuentemente por personas de otras universidades, ni de otras unidades de la PUCV y que, además, no están en óptimas condiciones, al menos una parte considerable. Es por esto que se propone una plataforma única de difusión, organización y gestión, que articule este sistema.

Marco Teórico

La investigación que impulsa la propuesta se inicia con un recorrido de los diversos sitios que construyen la PUCV en la web y un estudio de la estructura específica de los sitios web de las Unidades Académicas de la PUCV. De este se concluye que al menos la mitad de estos son inaccesibles al usuario en términos de estructura de contenidos.

Posterior a esto y para un análisis en profundidad, el estudio se focaliza en una unidad académica específica: el Instituto de Matemática. El anterior sitio web del instituto (que a la fecha ya ha sido renovado y está en etapa de prueba) era precisamente el menos accesible y que presentaba la mayor cantidad de contenido y actividades con una evidente necesidad de dar a conocer. Dentro de estas actividades se presentó la Semana de la Matemática, un congreso de carácter científico-académico con 40 años de trayectoria que se lleva a cabo anualmente la primera semana de octubre, como una oportunidad propicia para el estudio del proceso de planificación, ejecución y posterior evaluación del evento.

A partir de esta experiencia se confirma la necesidad, primero, de un elemento articulador de gestión de tareas que permita el desarrollo eficaz del proceso. En segundo lugar, un sistema de difusión centrado en el correcto uso de la web que permita la descentralización del evento, siendo que sus objetivos son a nivel nacional. En base a un análisis de audiencias realizado posterior al evento un 70% de los asistentes pertenecen al mismo instituto, el 30% restante lo conforman 10 universidades en las que la cantidad de asistentes va de 1 a 4 personas. En términos geográficos, 78.6% son universidades de la región, 14.2% son de Santiago, solo 5.7% de otras regiones y 1,5% del extranjero (lo que corresponde a 1 persona).

Finalmente la necesidad de un sistema de registro. Dados los años de trayectoria del evento y la importancia de las personas que han participado en este en calidad de expositores, en esta ocasión se está realizando un documental y un libro que recopilarán por un lado la historia y por otro las conferencias y cursillos que se han dictado, sin embargo el proceso se ha hecho muy lento y difícil por la falta de un registro.

Solución

Se propone el diseño de una plataforma web que permita la organización, gestión y difusión de eventos académicos de la universidad.

Será administrada por los encargados de Extensión y/o Vinculación con el Medio de cada unidad académica con la colaboración de los organizadores de cada evento.

La plataforma contendrá información a modo de ayuda de las tareas que conforman la organización de un evento.

Permitirá la gestión de este facilitando procesos como el registro de los asistentes y el pago de las inscripciones.

Se podrán obtener estadísticas de los asistentes y gestionar encuestas de opinión. El sitio dirigido al público presentará los eventos clasificados por ejemplo por unidad académica, tipo de evento, área temática, fecha, lugar, etc.

El sitio del evento específico contendrá toda la información necesaria siguiendo una misma estructura de contenidos. De esta forma se facilita el acceso a la información y se genera un sistema de imagen y difusión sólidos.

Objetivos

Objetivo general: Gestionar eventos académicos de la PUCV

Objetivos específicos:

Facilitar la planificación y desarrollo de las etapas previas al evento.
Difundir eventos de la universidad tanto dentro de la unidad académica que gestiona el evento como en las demás.
Difundir eventos de la universidad en otras instituciones y organismos a nivel regional, nacional e internacional, según sea el caso.
Constituir una fuente de documentación de los eventos y los contenidos presentados en estos.
Contribuir al posicionamiento de la PUCV por medio de la difusión de los eventos académicos que en ella se realizan.

Plan de Trabajo

Etapa 1: Investigación de eventos que realiza la PUCV. (2 semanas)

Actividad 1: Búsqueda en internet de eventos que realiza la PUCV y sus unidades académicas.
Actividad 2: Contactar a los encargados de extensión y/o vinculación con el medio de las unidades académicas.
Actividad 3: Elaboración de un catastro de eventos.
Actividad 4: Análisis del sitio web del evento (en caso de que exista).
Actividad 5: Entrevistas a los encargados de extensión sobre procesos de planificación y desarrollo de eventos y necesidades identificadas.

Etapa 2: Estructura de Gestión. (2 semanas)

Actividad 6: Diseño de un modelo del proceso de gestión general de un evento tipo.
Actividad 7: Diseño de modelos de subprocesos de gestión de un evento tipo.
Actividad 8: Identificación de las tareas imprescindibles para todo evento y tareas para tipos de eventos específicos.

Etapa 3: Arquitectura de la Información. (2 semanas)

Actividad 9: Definición y estructura de contenidos del proceso de gestión de eventos.
Actividad 10: Definición y estructura de contenidos de la plataforma a nivel general.
Actividad 11: Definición y estructura de contenidos del subsitio para cada evento.
Actividad 12: Diseño del mapa de navegación.

Etapa 4: Diseño de Wireframes. (3 semanas)

Actividad 13: Diseño de wireframes de baja intensidad para ver la interacción total.
Actividad 14: Diseño colaborativo con usuarios
Actividad 15: Diseño de wireframes de alta intensidad para pruebas de usuario.
Actividad 16: Pruebas de usuario.
Actividad 17: Identificación de problemas y proposición de soluciones.
Actividad 18: Rediseño de wireframes a partir de pruebas de usuario.

Etapa 5: Propuesta de Interfaz. (2 semanas)

Actividad 19: Definición de identidad visual e imagen en relación a la PUCV.
Actividad 20: Definición de la paleta tipográfica y de color.
Actividad 21: Diseño de prototipos de iterfaz.

Resultados

Como resultado se espera satisfacer las necesidades específicas de cada unidad académica en cuanto a la gestión y difusión de la actividades que planifican, logrando diversificar el público asistente llegando a distintas instituciones y lugares. Otra de las expectativas posicionar la imagen de la universidad mostrando de forma clara las actividades o eventos que en ella se realizan. Por otro lado se espera también que el material que se vaya documentando sea un aporte al quehacer académico y al desarrollo de la investigación, además de contribuir a la creación de redes en este ámbito.

Definición del Público Objetivo

La plataforma está orientada al público del ámbito académico, ya sean docentes, alumnos, investigadores, etc. de la PUCV, que realicen o quieran realizar eventos o actividades como congresos, foros, talleres, seminarios, entre otros.

Tabla Gantt

Definiciones

PLATAFORMA DE ORGANIZACIÓN, GESTIÓN Y DIFUSIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS
-Verbos-

ORGANIZAR:

Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados.
Poner algo en orden.
Hacer, producir algo.
Dicho de una persona: Ordenarse las actividades o distribuirse el tiempo.

Esta palabra procede del griego organón que puede traducirse como "herramienta o instrumento". Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas. OrganizaciónEn otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos. Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos. Asimismo es fundamental que para que esas organizaciones puedan realizar las tareas que se le han encomendado y para que puedan lograr los fines que se han marcado, es necesario que cuenten con una red de recursos. Entre ellos deben incluirse los humanos, los tecnológicos, los económicos, los inmuebles, los naturales o los intangibles. (Fuente: definición.de )

GESTIONAR:

Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.

Del latín gestĭo, el concepto de gestión hace referencia a la acción y a la consecuencia de administrar o gestionar algo. Al respecto, hay que decir que gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realización de una operación comercial o de un anhelo cualquiera. Administrar, por otra parte, abarca las ideas de gobernar, disponer dirigir, ordenar u organizar una determinada cosa o situación. La noción de gestión, por lo tanto, se extiende hacia el conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto. La gestión es también la dirección o administración de una compañía o de un negocio. Importante es subrayar que la gestión, que tiene como objetivo primordial el conseguir aumentar los resultados óptimos de una industria o compañía, depende fundamentalmente de cuatro pilares básicos gracias a los cuales puede conseguir que se cumplan las metas marcadas. En este sentido, el primero de los citados puntales es lo que se reconoce como estrategia. Es decir, el conjunto de líneas y de trazados de los pasos que se deben llevar a cabo, teniendo en cuenta factores como el mercado o el consumidor, para consolidar las acciones y hacerlas efectivas. El segundo pilar básico es la cultura o lo que es lo mismo el grupo de acciones para promover los valores de la empresa en cuestión, para fortalecer la misma, para recompensar los logros alcanzados y para poder realizar las decisiones adecuadas. A todo ello, se une el tercer eje de la gestión: la estructura. Bajo este concepto lo que se esconde son las actuaciones para promover la cooperación, para diseñar las formas para compartir el conocimiento y para situar al frente de las iniciativas a las personas mejores cualificadas. El cuarto y último pilar es el de la ejecución que consiste en tomar las decisiones adecuadas y oportunas, fomentar la mejora de la productividad y satisfacer las necesidades de los consumidores. La gestión de proyectos, por su parte, es la disciplina que se encarga de organizar y de administrar los recursos de manera tal que se pueda concretar todo el trabajo requerido por un proyecto dentro del tiempo y del presupuesto disponible.(Fuente: definición.de )

DIFUNDIR:

Extender, esparcir, propagar físicamente.
Introducir en un cuerpo corpúsculos extraños con tendencia a formar una mezcla homogénea.
Propagar o divulgar conocimientos, noticias, actitudes, costumbres, modas, etc.

Difusión es la acción y efecto de difundir (propagar, divulgar o esparcir). El término, que procede del latín diffusio, hace referencia a la comunicación extendida de un mensaje. Los periodistas y los expertos en comunicación social son los profesionales escogidos por las empresas y las organizaciones para trabajar en la difusión de sus productos, servicios, actividades, etc. Los medios de comunicación, como la televisión, la radio, las publicaciones impresas o Internet, son los canales utilizados para la difusión de contenidos a nivel masivo. En el ámbito de los negocios, la difusión de innovaciones es un concepto que hace mención a la aceptación de un nuevo producto por parte del mercado. La publicidad y el marketing inciden en dicho proceso. (Fuente: definición.de )

Caso de Estudio: Semana de la Matemática

Organización del Congreso anual "Semana de la Matemática"

Eventos Académicos

Eventos Académicos en la PUCV

Cursos y Seminarios PUCV

Tipos de eventos académicos

Charla

Exposición de carácter simple, generalmente con el propósito de divulgar o informar, sobre diferentes tópicos, tratados son mayor profundización. No se precisa de requisitos previos para asistir a ella.

Disertación oral ante un público, sin solemnidad ni excesivas preocupaciones formales.
Generalmente con el objetivo de divulgar o informar.
Sin requisitos previos para su participación.

Ciclo

Una serie de charlas, conferencias, conciertos, etc. que se realizan de forma periodica sobre un tema común.

Coloquio

Reunión multidisciplinaria semiformal constituida por un grupo de especialistas invitados a título personal por una entidad con el objeto de estudiar y tratar un problema específico.

Reunión semiformal en que se convoca a un número limitado de especialistas para que dialoguen en torno a un problema, sin que necesariamente haya de recaer acuerdo.

Congreso

Generalmente son eventos de varios días (de 2 a 5 días app).
Generalmente tienen actividades paralelas.
El tiempo de organización varía entre los 6 meses y los 4 años.
Se realizan en una frecuencia determinada que va desde 1 a 4 años.

Cursillo

Breve serie de charlas o conferencias enmarcadas en una temática central cuyos contenidos pueden ser independientes los unos de los otros o bien estructurarse en forma secuencial.

Serie de charlas o conferencias breves con un tema central.
Pueden ser secuenciales o independientes entre sí.

Curso

Conjunto de sesiones pedagógicas destinadas a desarrollar varios temas sobre una materia específica durante un período determinado, que se estructura bajo objetivos de enseñanza-aprendizaje definidos o implícitos. Para su realización se puede utilizar materiales de apoyo, incluir instancias de evaluación y exigir un mínimo de asistencia. El curso tiene como propósito ampliar la formación general, profesional o académica del público al cual está dirigido, por lo tanto puede tener diversos niveles de profundidad o complejidad.

Conjunto de sesiones pedagógicas.
Desarrolla varios temas sobre una misma materia.
Puede incluir evaluaciones y exigir una asistencia mínima.

Debate

Forma de discusión formal y organizada.
Enfrenta dos posiciones opuestas sobre un tema determinado.
Se realiza frente a un público y está dirigido por un moderador.
Cada parte debe exponer su tesis y sustentarla por medio de argumentos y contra argumentos.

Encuentro

Reunión de especialistas.
Uno o más expositores abordan temas sobre su área.
Tiene el objetivo de intercambiar experiencias de sus respectivos campos profesionales.

Exposición

Evento de gran magnitud y amplio alcance.
Es un punto de comunicación, promoción y divulgación de empresas, productos y servicios.

Feria

Foro

Reunión informal.
Los participantes discuten de igual a igual sobre un tema.
Existe un moderador que dirige la conversación.
El objetivo es conocer las distintas opiniones sobre un tema.

Jornada

Período, generalmente un día o una tarde, en que se desarrollan una serie de actividades.
Las actividades son realizadas en torno a un área común para asistentes con intereses afines.

Mesa Redonda

La mesa redonda es una técnica de participación en la cual un equipo de expertos que sostienen puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un mismo tema, exponen ante el auditorio en forma sucesiva. Es sumamente útil para aclarar posiciones, inquietar al grupo en torno a diferentes doctrinas o corrientes, permitiendo profundizar. Lo fundamental es que los puntos de vista de los expertos sean divergentes. Los que van a exponer el tema se pueden dividir individualmente o por parejas, sin que pasen de 4 y deben tener dominio sobre el tema que les ocupa. Previamente se pondrán de acuerdo con el coordinador o moderador sobre el método a seguir y sobre el orden en que hablarán y el tiempo que demandarán. El coordinador o moderador se sentará en el centro y a su lado los discrepantes. Los presentará primero y enfocará el tema brevemente. Luego irá dando la palabra durante unos 10 minutos a los expositores, procurando se turnen las distintas posiciones. Después sintetizará los puntos de vista expuestos y dará oportunidad a una segunda vuelta para aclarar los puntos de vista que quedaron oscuros. En seguida dará la palabra a los asistentes no para entablar polémica, sino para pedir aclaraciones o información. El tino, la mesura y paciencia del moderador son indispensables para un buen desarrollo. No debe dejarse llevar por simpatías o antipatías, debe ser lo más objetivo posible para cumplir su rol dinamizador en el debate. No debe terminar en polémica.

Un grupo de expertos sostiene diferentes puntos de vista sobre un mismo tema.
Las exposiciones de cada uno se dan de forma sucesiva.
Un moderador coordina la discusión.

Panel

Reunión informal.
Interviene un grupo de expertos.
A diferencia de la mesa redonda, no exponen de manera secuencial sino que se forma un diálogo entre ellos.
Es en parte espontáneo, pero siguiendo un orden predefinido.
Permite la participación de la audiencia por medio de preguntas.

Seminario

Reunión no formal de carácter educativo, asimilable a una práctica de estudio o perfeccionamiento. Tiene como objetivo impartir conocimiento o beneficiar a los participantes con la experiencia de expertos sobre un tema particular. Tiene limitado número de participantes y estos deben tener el mismo nivel de capacitación sobre el tema a tratar. El programa de trabajo de un seminario apunta a enriquecer la capacidad de los participantes. Está dividido en tres fases:

Fase de Exposición: Cuando alguien previamente designado realiza una investigación y lleva su aporte al grupo.
Fase de Discusión: Cuando el asunto en cuestión es debatido y analizado en todos sus aspectos en pequeños grupos o colectivamente.
Fase de Conclusión: Cuando el coordinador, polarizando las opiniones dominantes, propone a la aprobación del grupo las recomendaciones finales del seminario. A menudo las personas que toman parte de un seminario vienen de distintas ciudades o países y son sometidas a un severo programa de trabajo. Aunque al principio estas manifestaciones se circunscribian a asociaciones filosóficas, religiosas, etc., hoy en día esferas comerciales y técnicas recurren al seminario como un eficaz método de comunicación.

Reunión de carácter educativo.
Su objetivo es impartir conocimiento a partir de la experiencia del que expone.
El número de participantes es limitado.
Tiene tres fases: exposición, discusión y conclusión.

Simposio

Es una exposición de expertos sobre un tema.
La exposición es secuencial y con un tiempo limitado de igual forma para cada uno.
No hay discusión ni diálogo entre ellos.
Al final de las exposiciones el moderador hace un resumen.

Taller

Reunión no formal de carácter educativo, asimilable a una práctica de estudio o perfeccionamiento. Tiene como objetivo impartir conocimiento o beneficiar a los participantes con la experiencia de expertos sobre un tema particular. Tiene limitado número de participantes y estos deben tener el mismo nivel de capacitación sobre el tema a tratar. Su propósito es estudiar o buscar soluciones a problemas concretos del área respectiva y posibilitar el intercambio de experiencias mediante el trabajo en pequeños grupos.

Reunión informal de carácter educativo.
Imparte conocimiento a partir de la experiencia de un experto.
El número de asistentes es limitado y deben tener el mismo nivel de capacitación sobre el tema a tratar.
Sus objetivos son estudiar o buscar soluciones a un problema concreto e intercambiar experiencia mediante trabajos del grupo.

Clasificación de los eventos

De acuerdo a las definiciones y características mencionadas, los eventos académicos se clasificarán en 4 grupos:

I. Eventos Multidisciplinarios
Son las jornadas, ciclos y congresos y se caracterizan por contener varios subeventos que se pueden dar de forma consecutiva o simultánea. Su duración puede ser de uno o varios días en el caso de las jornadas y congresos y de varios días generalmente no consecutivos en el caso de los ciclos. Estos últimos, a diferencia de los otros dos, presenta de forma periódica un mismo tipo de actividad (por ejemplo "ciclo de charlas").

II. Eventos Educativos
Son los seminarios, talleres, cursos y cursillos y se caracterízan por tener fines educativos. Por esta razón suelen entregarse certificados de asistencia y pueden contener evaluaciones.

III. Eventos de Opinión
Son los debates, foros, paneles, mesas redondas, encuentros y simposios y se caracterizan por presentar a varias personas que expondrán o hablarán sobre un mismo tema.

IV. Eventos de Exposición
Son las ferias y exposiciones y se caracterizan por exponer ante un público varios elementos, productos o servicios a través de un recorrido.

Organización de Eventos Académicos

Etapas a modo General

Relación entre etapas y tareas a realizar 1

Archivo:Mapa Organización de Eventos 1.png

Organización de Eventos Multidisciplinarios 1

Mapa Área Administración 1.png

Administración
Mapa Área Comercialización y Difusión 1.png

Comercialización y Difusión
Mapa Área Exposiciones 1.png

Exposiciones
Mapa Área Finanzas 1.png

Finanzas
Mapa Área Operación 1.png

Operación
Mapa Área Relaciones Públicas 1.png

Relaciones Públicas
Mapa Área Técnica 1.png

Técnica

Archivo:Mapa Organización de Eventos 1.pdf

Contexto

Archivo:Mapa Ornaginazión Proyecto Plataforma PUCV 1.png

Relaciones entre las áreas que abarca el proyecto

Mapa Contenidos Perfil Académico

Archivo:Mapa Perfil Académico.png

Contenidos de un perfil académico web actual

Organización y Gestión de un Evento Académico en la PUCV

El proceso de realización de un evento se puede dividir en dos grandes partes que funcionan de manera interdependiente: administrativa y operativa.
El principal objetivo de la plataforma será dar soporte al área administrativa, sin embargo no se puede dejar de lado la parte operativa ya que es cuando cada acción es ejecutada.
Para esto se ha realizado una investigación sobre el área de gestión operativa con la que funciona la universidad. Esta área es la Dirección de Operaciones y depende directamente de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas.
A continuación se mencionan sus principales responsabilidades, su "organigrama directivo" y las Unidades que la conforman.

Dirección de Operaciones

Tiene la responsabilidad directa de evaluar y supervisar la adquisición de equipamiento para salas de clases, oficinas y espacios comunes de la Universidad, asegurando la provisión de equipamiento estandarizado y de utilidad idónea para el desarrollo de las actividades.
Tiene la responsabilidad de la asignación del espacio físico temporal de la universidad para la realización de distintas actividades académicas y de apoyo a la docencia.

Archivo:Organigrama Dirección de Operaciones PUCV.png

Organigrama de la Dirección de Operaciones PUCV

Unidad de Servicios

Tiene como principal función dirigir y controlar el proceso de aseo, montaje y mantención de jardines de la Universidad.
A cargo de esta unidad se encuentran los Auxiliares de las diferentes Unidades académicas y administrativas que además de entregar los servicios antes expuestos, también ofician de estafetas para sus unidades donde se encargan de la distribución y entrega de correspondencia.
A su vez es la responsable de la administración de las distintas sedes universitarias a través de los administradores y supervisores de campus.

Unidad de Mantención

Tiene como objetivo asegurar que las instalaciones e infraestructura de la universidad se encuentren en el estándar de funcionamiento adecuado mediante mantenciones preventivas y correctivas.

Unidad de Alimentación

Es responsable de planificar y dirigir la provisión de servicios de alimentación y eventos tanto para el personal como estudiantes, controlando la concesión de cafeterías y casinos externos a la Universidad.

Unidad de Vigilancia

Es responsable de brindar un servicio eficiente de seguridad y vigilancia en los recintos de la Universidad, previniendo la comisión de delitos, cautelando y protegiendo la vida e integridad física de las personas, instalaciones y patrimonio de la Universidad.

Unidad de Movilización y Telefonía

Tiene como principal función proveer los servicio de movilización a las diferentes unidades académicas y administrativas, según los lineamientos y políticas de la Universidad.
Además presta el servicio de asistencia telefónica a través de la planta de telefonía y la administración de los teléfonos celulares como del cobro y pago de los distintos servicios de telefonía.

Unidad de Prevención de Riesgos

Es responsable de implementar las políticas de prevención de riesgos del personal, a fin de mantener la seguridad de la comunidad Universitaria, conociendo y aplicando la legislación vigente en materia de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales.
Además de asesorar de forma técnica los comité paritarios de higiene y seguridad.

Directorio de Contactos Administración PUCV

Referencias (Benchmark)

Algunos Eventos Académicos en la PUCV

Portal de Congresos Universidad Nacional de la Plata

El Portal de Congresos de la UNLP es un portal perteneciente a la UNLP en donde todos sus miembros tienen la posibilidad de organizar a través de él cualquier tipo de reunión científico-académica.
Cada Organizador tiene un espacio propio en el que puede configurar su "congreso" tanto a nivel organizacional con aspectos como fechas, secciones, alojamiento, pagos, políticas de envíos, idiomas, etc. y a nivel de diseño del sitio web de difusión del evento editando cosas como colores, fuentes, encabezados, logos, etc.
Según la información encontrada en el portal, el organizador puede gestionar elementos como:

los aspectos gráficos (encabezados, colores y fuentes, fondos, etc...),
la metodología de publicación de presentaciones, envío de trabajos y subscripción al congreso.
el calendario y la duración de cada una de las etapas en la que consiste el congreso.
la forma de acceso en línea (totalmente abierto y gratuito, solo usuarios registrados, mediante suscripción),
el circuito de revisión de los artículos (revisión por pares, sin revisión, múltiples rondas de revisión)
cualquier otro aspecto relativo a su propio congreso

Actualmente Franco Agustín Terruzzi es quien se encuentra gestionando el Portal de Congresos y el Portal de Revistas de la UNLP. Ambos se encuentran implementados con un sistema estándar internacional desarrollado por el Public Knowledge Proyect (PKP) y para el caso específico del portal de congresos, la herramienta utilizada es Open Conference System (OCS).

Plataformas de gestión de conferencias

Open Conference System

OCS

OCS permite:

Crear un sitio Web de eventos, conferencias o congresos
Gestionar conferencias que ocurran más de una vez en el tiempo
Componer y enviar un “call for papers” para promover la recepción de trabajos por parte de los autores
Aceptar electrónicamente trabajos, documentos y originales
Permitir editar su trabajo a los autores que lo enviaron
Revisar dichos trabajos
Programar en el tiempo un evento, conferencia o congreso
Poder buscar dichos trabajos una vez acabada la conferencias
Publicar juegos de datos originales
Registrar participantes y sus pagos
Integrar discusiones realizadas tras acabar el evento, conferencia o congreso
Utilizar plantillas prediseñadas para el envío de e-mails
Soporta múltiples lenguajes

Roles de usuario dentro de OCS:

Administrador
Gestor de Eventos
Director o Director de Evento
Director de Sección
Revisores
Autores
Lectores
Partcipantes

Open Conf

El sistema de gestión de conferencias Open Conf permite organizar y gestionar eventos como conferencias, workshops, simposios, etc.
Algunas de sus características son:

Propuestas: Las propuestas se envían junto con un formulario de datos generales que son el título de la propuesta, el tipo de propuesta (paper, poster, short paper) y los datos del autor o autores que son nombre, apellido, organización, país y correo electrónico con la posibilidad de agregar más autores.
Asignación: Las propuestas son asignadas a determinadas personas para que las revisen.
Revisión: Para la revisión de las propuestas OpenConf recomienda una tabla de evaluación que va desde rechazado, probablemente rechazado, con tendencia a ser rechazado, con tendencia a ser aceptado, clara aceptación y se debe aceptar. Además se categoriza la propuesta de acuerdo a su nivel teórico-práctico en altamente teórico, con tendecia hacia la teoría, balanceado entre teoría y práctica, con tendencia hacia la práctica, altamente práctico.

Easy Chair

Easy Chair es un sistema de gestión de conferencias que en su versión actual soporta los siguientes procesos:

Gestión y seguimiento del comité del programa.
Gestión sofisticada y flexible del acceso de los miembros del comité y árbitros a los papers y los conflictos de intereses.
Presentación automática del paper.
Asignación de trabajo basado en las preferencias de los miembros del comité.
Lista de los últimos acontecimientos.
Presentación de opiniones.
Envío de correo electrónico a los miembros del comité, árbitros y autores.
Seguimiento de correo electrónico.
Discusión en línea sobre los documentos.
La respuesta autor fase (también conocido como refutación), cuando el autor puede responder a las críticas.
Preparación automática de resúmenes de congresos.

Conf Tool

Conf Tool es un software de gestión de conferencias desarrollado para apoyar la organización de conferencias académicas, talleres, congresos y seminarios. Está disponible en 10 idiomas y es utilizado principalmente para:

El proceso de presentación y revisión de las contribuciones.
La programación del programa de la conferencia.
El registro, administración y facturación de los participantes.

Actualmente tiene dos versiones:
VSIS ConfTool:
La versión estándar VSIS ConfTool fue diseñado para pequeños eventos de hasta 150 participantes. Es un sistema abierto / de código compartido disponibles bajo diferentes licencias. VSIS ConfTool está dirigido a organizadores de eventos académicos pequeños, no comerciales. El sistema cuenta con sólo las funciones básicas y se ofrece sin apoyo y por única instalación local. Ofrece una licencia gratuita bajo petición.
ConfTool Pro:
Tiene sustancialmente más características , es más flexible y también es adecuado para eventos con muchos participantes, algunos tipos de cotización y / o sub-eventos. ConfTool Pro se ofrece como un servicio alojado, con el apoyo técnico completo. La tarifa depende de las necesidades y el tamaño de su evento.

Plataformas online de gestión de eventos

Welcu

Welcu Funcionalidades para eventos:

Eventos privados y públicos: Diseñar invitaciones o el sitio de inscripciones de tu evento en Welcu es un proceso sencillo y muy intuitivo. Simplemente sube tu contenido.
Diseña el sitio de tu evento: De manera muy simple puedes cambiar los colores y logo, agregar speakers, programación, videos e incluso mostrar la lista de asistentes confirmados y más.
Haz preguntas a tus asistentes: Recopila la información que necesitas de tus asistentes como categoría, edad, tipo de alimentación, invitados, etc.
Envía invitaciones: Complementa o reemplaza el papel con invitaciones electrónicas y comienza a obtener confirmaciones en tiempo real.
Widgets: Incorpora en tu sitio el formulario de inscripciones o la lista de inscritos de una manera sencilla, solo copia y pega el código en tu sitio.
Códigos promocionales: Los códigos promocionales de Welcu permiten hacer descuentos en dinero y porcentaje, o dar acceso a tickets ocultos.
Anuncios: Mantén contacto con tus asistentes enviando anuncios con sus tickets, mensajes importantes o simplemente agradecimiento.
Información en tiempo real: Observa en tiempo real el avance de tus inscritos, confirmados, ventas, las respuestas de tus asistentes, tráfico referido y mucho más.
Chequea a tus asistentes: Con nuestra aplicación Welcu Gatekeeper, podrás tener la lista y chequear a tus asistentes con dispostivos con iOS (iPhone, iPod, iPad) y Android el día del evento.
Envía cortesías: La boletería de Welcu te permitirá enviar tickets de cortesía, sólo tienes que subir las bases de datos y despachar tickets a invitados confirmados por otros canales.
Quiénes van al evento: Welcu ha construido una forma social de inscripción, permitiendo que tus invitados puedan saber quienes de sus amigos participarán en el evento.
Recordatorios de pago: Todos los días en la mañana tu inscritos que no terminaron su pago el día anterior recibirán un recordatorio y con un click podrán terminar el proceso.
Integraciones y API: Integra Welcu con tus herramientas favoritas como MailChimp, Google Analytics, Qonf, el Servicio de Impuesto Internos en Chile para emitir boletas electrónicas y más.

Let me Clap

Let me clap

Es una joven plataforma que ha surgido de la necesidad de un software capaz de organizar un evento de manera fácil, práctica e intuitiva. Ante un mercado cada vez más competitivo se necesita sacar ventaja a nuestros competidores ahorrando tiempo y dinero, por eso cada vez más empresas deciden optimizar sus recursos y utilizar una aplicación que les ayude a ser más competitivos en este sector.

Web del evento
Campañas de emailing: cada suscripción gratuita permite el envío de 150 e-mails al mes para comunicar el evento.
Compartir documentos: 50 MB para subir documentos, actas de reunión, fotos del evento, etc.
Estadísticas: evaluar la efectividad de la campaña gracias a los informes que ofrece LetMeClap
Diseño y venta de entradas
Control de accesos: aplicación online o sin conexión a internet.

Eventioz

Eventioz

Inscribir participantes online: Se puede crear un formulario de inscripción con los datos que se deseen e inscribir a los participantes del evento. En todo momento se puede ver las personas inscritas y los pagos efectuados.
Verificar las inscripciones: Se puede chequear los pagos realizados, los cancelados y los pendientes. Tambié se puede enviar recordatorios de pago a los participantes.
Vender tickets: Eventioz permite crear eventos con entrada paga. Se recibe en una cuenta bancaria los pagos de los participantes. Eventioz cobra una comisión por eventos de pago, pudiendo elegir entre hacerse cargo de ella directamente o trasladarla al pago de los participantes.
Personalizar el evento: Se crea un sitio web exclusivo para el evento en donde se puede subir fotos, videos, noticias, etc.
Imprimir credenciales: Se puede crear las etiquetas de las credenciales y dejarlas listas para imprimir en papel autoadhesivo.
Integrar el formulario de registro de participantes: Para que las personas puedan inscribirse inmediatamente en el evento, se puede insertar el formulario de inscripción de participantes en el mismo website y en una página de Facebook.
Enviar invitaciones vía email: Se puede invitar a los contactos de correo al evento. También se puede enviar información del evento y sugerir a las personas que se inscriban.
Difundir el evento: El evento se puede difundir en las principales redes sociales. Además, los contactos que se tengan en las redes podrán compartirlo en sus propias cuentas.
Controlar el acceso de participantes: Eventioz Check In es una aplicación para smartphones, laptops y tablets que facilita la acreditación de participantes el día del evento.

Mapa de Contenidos Eventioz

Diseño de la Plataforma

De acuerdo a las secciones definidas al clasificar los tipos de eventos,

Multidisciplinarios: Jornada, ciclo y congreso.
Educativos: Seminario, taller, curso y cursillo.
De Opinión o Diálogo: Debate, foro, panel, mesa redonda, encuentro, simposio.
Exposición: Feria y exposición.

se reconocen ciertos aspectos que diferencian a cada grupo entre sí y que necesitarán de una estructura con un enfoque diferente para cada caso. Esta estructura se verá reflejada en secciones de edición con elementos diferentes acordes a cada caso. Así el grupo de eventos multidisciplinarios necesitaran añadir varias "subactividades" cada una con una hora y un lugar que pueden ser diferentes. Los eventos educativos necesitaran un control estricto de asistencia para una o varias sesiones, la posibilidad de publicar evaluaciones y de emitir certificados. Por otro lado, en los eventos de opinión o diálogo se debe poner especial atención a las partes o puntos que se expondrán o discutirán sobre un tema y organizarlos adecuadamente. Y por último, los eventos como exposiciones y ferias necesitarán mayor cantidad de recursos materiales y dar especial atención a la ocupación del espacio y de cómo se va a conformar el recorrido. Tal vez podría existir un mapa de la exposición.

Personas y Escenarios

Persona 1

Elizabeth Montoya
Elizabeth es doctora en didáctica de la matemática, actualmente es docente en el Instituto de Matemáticas de la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso y forma parte del equipo directivo del mismo a cargo de la jefatura de extensión, comunicación y vinculación con el medio.
En octubre de este año se desarrolló en el Instituto la Semana de la Matemática, congreso de carácter científico académico que se realiza anualmente en esa fecha.
Elizabeth fue la directora a cargo del evento. En esta ocasión quisieron llevar la actividad a un nivel más profesional, aumentando en cierta forma su complejidad en términos de gestión. Por lo mismo, hubo varios inconvenientes como, por ejemplo, problemas en el manejo del presupuesto y de la lista de asistentes.
Escenario
En este momento Elizabeth se encuentra planificando lo que será el evento para el 2014. Ya eligieron la fecha y a las personas que serán invitadas a dictar las diferentes conferencias y cursillos entre otras actividades. Necesita por lo menos una herramienta que le permita tener el control del proceso de gestión sin que la información esté repartida entre múltiples encargados, sino que se encuentre en un mismo lugar al que tengan acceso todos los que lo requieran.

Persona2

Katherine Vega
Katherine es periodista y actualmente se encuentra a cargo del área de comunicaciones del Instituto de Matemáticas de la PUCV.
Para la Semana de la Matemática trabajó principalmente en la difusión del evento en los distintos medios de comunicación, en la publicación de noticias sobre este y en el envío de invitaciones a los posibles asistentes.
Escenario
A pesar de la publicación del evento en redes sociales como facebook y twitter, el alcance de la difusión no en general no superó el radio al que pertenecen los profesores y alumnos del mismo instituto.
La plataforma permitirá acceder a listas de contactos, ya sea de potenciales interesados que estén registrados en la plataforma y asistentes a versiones anteriores del mismo evento.

Persona3

Arquitectura de la Información

Estructura General

La plataforma de gestión de eventos académicos contará con 6 importantes áreas generales en su estructura.
Estas son:

Portal de eventos

Es un portal inicial en donde se encuentran todos los eventos de la universidad. Los eventos se pueden filtrar ya sea por facultad o vicerrectoría, por fecha o por tipo de evento. Además existirá un buscador para un acceso rápido a información específica. Habrá también una sección para el registro/ingreso tanto de usuarios asistentes como de organizadores.

Subsitio para cada evento

Cada evento tendrá un subsitio, con un subdominio tipo nombre.eventos.pucv.cl, en el que se encontrará toda la información necesaria, el programa y los expositores, además de una sección de participantes en la que se mostrará su información de contacto y el pago online a través de servicios como web pay, paypal o el depósito bancario o transferencia electrónica, para estos últimos será necesario el envío del comprobante a un mail previamente determinado y, en caso de que no sea un mail exclusivo para los comprobantes, deberá indicarse de una forma única en el asunto. En este sitio, además, los participantes podrán realizar acciones como comentar la(s) actividad(es), compartirlas a través de redes sociales como facebook, twitter y linkedin o por mail y porteriormente evaluarla(s).

Comunidad de participantes

Dado que las personas que participan en un evento académico tienen naturalmente intereses comunes en torno a dicho evento surge la oportunidad de proponer una base de datos de contactos entre las personas que asistirán a determinado evento.
La idea es que la persona al realizar el proceso de inscripción al evento tenga la posibilidad de hacer públicos parte de su información, entre ellos el nombre, una breve descripción y sus datos de contacto como mail, facebook, twitter, etc. a modo de una "tarjeta de presentación virtual".
De esta forma los asistentes al evento pueden mantener contacto entre sí y generar nuevas redes que podrían potenciar la creación de nuevos proyectos y el desarrollo de la investigación.
Otras de las acciones que podrán realizar los participantes de un evento serán comentar las actividades, compartirlas en redes sociales y, posteriormente, evaluarlas.
Por otro lado, se irá creando un perfil de la persona con los eventos en los que ha participado y si en estos ha sido asistente, organizador o expositor.

Organización y gestión del evento

Este proceso estará a cargo de los administradores designados en cada facultad y vicerrectoría y serán los encargados de crear un nuevo evento y nombrar a los organizadores a cargo de este.
Los organizadores, de acuerdo al cargo asignado, podrán configurar la información principal del evento (nombre, fecha, hora, lugar, descripción, imagen, etc.), gestionar tareas y comunicación con la universidad, añadir actividades para generar el programa, invitar y administrar la inscripciones, y administrar el presupuesto.

Contacto directo con servicios y operaciones PUCV

Dentro de la sección de gestión del evento existirá una base de datos de contacto directo con los distintos áreas de la universidad.
De esta forma, por medio de un formulario de contacto que contendrá los datos relevantes del evento, se podrá enviar solicitudes, comunicados y distintos tipos de información a las unidades y encargados correspondientes, como finanzas, tesorería, vicerrectoría de investigación, dirección de seguridad, etc.
Esta base de datos deberá ser correcta y oportunamente actualizada para no ocasionar obstáculos en el flujo de la información. Así, se creará una base de datos de contactos accesible de todo el personal de la universidad en un mismo lugar.

Archivo de eventos pasados

Posterior a la realización de los eventos, estos pasarán a formar parte del archivo. La idea es mantener en un mismo lugar la información sobre las exposiciones realizadas, los documentos generador, archivos audiovisuales, notas de prensa, participantes, estadísticas, etc. Esto servirá tanto para la mejora del mismo evento, en el caso de que este se realice de forma periódica, y como fuente de información.

Jerarquía de Contenidos y Card Sorting

Mapas de Navegación

Archivo:MapaNavegación SitioEvento-01.png

Primer Mapa de Contenidos de la Plataforma por el lado del asistente al evento

Primer Mapa de Contenidos de la Plataforma

Archivo:Eventos.pucv.cl mapa de navegación2-01.png

Segundo Mapa de Contenidos de la Plataforma

Jesse James Garrett

Archivo:Eventos.pucv.cl mapa de navegación2-02.png

Mapa de Navegación Nivel 1, Vocabulario Visual J.J.Garrett

Diseño de Interacción

Introducción al Lenguaje UML
En un lenguaje de modelado, el análisis y el diseño de guían por medio de metodologías, métodos y modelos orientados hacia estructuras, objetos y aspectos cuyos principales exponentes han sido Booch, Jacobson y Rumbaugh, creadores de UML. Este lenguaje permite modelar:

Vista de comportamiento por medio de:

Diagrama de casos de uso.
Diagrama de actividades.
Diagrama de estados.
Diagrama de interacción con:
1. Diagrama de secuencia.
2. Diagrama de colaboración.

Vista estructural por medio de:

Diagrama de clases.
Diagrama de objetos.
Diagrama de paquetes.
Diagrama de implementación con:
1. Diagrama de componentes.
2. Diagrama de despliegue.

Diagrama de Casos de Uso

Origen
La idea de casos de uso nace en la década de los 80's con Ivan Jacobson, quien propuso una forma de describir los requisitos funcionales que se identificaban a partir de las necesidades de los usuarios. Años más tarde, Alistain Cockburn propuso un modelo para materializar estas descripciones, y definió qué son y cómo describirlos. Según este autor un caso de uso se puede describir como la "historia de uso de un sistema" (Cockburn, 2006), por lo cual es una excelente técnica para entender y descubrir requerimientos.
Objetivo
La esencia de los casos de uso es descubrir y almacenar requerimientos funcionales, escribiendo historias de uso de un sistema, y así ayudar a lograr diferentes objetivos de los participantes de un proyecto.

(Fuente: Modelado de Casos de Uso, Profesor Bell Manrique Losada)