Organización de Seminarios

De Casiopea
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Pauta acerca de la organización de seminarios en la e.[ad]

Afiche Seminario "Despliegue del Oficio: Interacción, libertad y control en la web"
Exposición de Claudio Ruiz "El copyright y la regularización de la creatividad: Creative Commons y otras soluciones creativas"

01 Creación de comité organizador

Se definen las personas que estarán involucradas con la organización del seminario, a éstas se les asignarán roles definidos.

Las áreas a abordar en el comité son las siguientes:

  • Logística: gestión y comunicación
  • Recursos: económicos y de equipos
  • Diseño: afiches e imagen
  • Publicidad: impresa y web
  • Banquete o Ágape


02 Identificación de Problemáticas

Se realiza una reunión del comité organizador para identificar problemáticas, discutir y realizar un brainstorming de posibles ideas para tratar en el seminario. A partir de aquellos resultados se define el tema que se abordará, y se arrojan nombres de posibles expositores.

03 Logística y Gestión

  • Definir fecha, hora y lugar del seminario
  • Confirmar posibilidad de utilizar el lugar del seminario
  • Brief de la temática del seminario a realizar
  • Crear mail del seminario
  • Contactar a posibles exponentes
  • Contactar a posibles media-partners
  • Contactar a posibles auspiciadores
  • Definir del nombre del seminario
  • Definir el público objetivo
  • Confirmar asistencia exponentes
  • Conseguir biografías con las que se presentarán los exponentes
  • Establecer nombres de las exposiciones en conjunto con los exponentes
  • Crear una ficha del programa oficial que contenga fecha, lugar, horas, exponentes, temas, etc.
  • Crear cuenta en Slideshare para subir presentaciones de los exponentes
  • Buscar a presentador del seminario, y a quien lo cierre.
  • Pensar y comprar regalo para exponentes
  • Considerar la posibilidad de entregar diplomas


04 Recursos: económicos y de equipos

  • Calcular presupuesto aproximado
  • Evaluar posibilidad de auspiciadotes
  • Evaluar posibilidad de cobrar entrada
  • Reunión con director de la escuela para conseguir presupuesto
  • Destinar fondos a banquete, publicidad, materiales, regalos exponentes y viáticos
  • Consultar por disponibilidad de equipos y sala para el día del seminario


05 Diseño: afiches e imagen

  • Diseñar afiche del seminario
  • Imprimir afiches
  • Diseño de Invitaciones
  • Diseño de imágenes para sitio web escuela
  • Diseñar banner para difusión en blogs
  • Diseño de señalética en la escuela
  • Diseñar mapa de ubicación de la escuela
  • Imprimir papeles con información de la clave para el acceso wi-fi para los asistentes
  • Diseñar cartel con el programa


06 Publicidad: impresa y web

  • Buscar contactos que ramifiquen la publicidad (jefes de carrera de otras universidades, etc)
  • Enviar información junto al material gráfico a contactos para que publiciten el evento
  • Redactar información que deba estar contenida en el afiche y verificarla
  • Pegar afiches en puntos estratégicos
  • Pegar en la escuela el programa y señalética para el día del seminario
  • Crear y redireccionar página en sitio web de la escuela
  • Redactar y publicar noticia en sitio web de la escuela y de la Universidad
  • Asignar un encargado de inscripciones
  • Abrir mail para inscripciones, o utilizar servicio web (véase amiando.com)
  • Redactar mail de invitaciones
  • Redactar mail de verificación de inscripciones
  • Buscar correos electrónicos de posibles interesados para enviar invitaciones
  • Crear documento con lista e información de los inscritos
  • Redactar una nota posterior al seminario con una síntesis de lo que fué, agradecimientos etc. en el sitio de la escuela


07 Banquete o Ágape

  • Definir el presupuesto
  • Definir el ágape (diseño y comida)
  • Realizar compras
  • Coordinar personas