Organización de Seminarios

Afiche Seminario "Despliegue del Oficio: Interacción, libertad y control en la web"

Exposición de Claudio Ruiz "El copyright y la regularización de la creatividad: Creative Commons y otras soluciones creativas"

Creación de comité organizador

Se definen las personas que estarán involucradas con la organización del seminario, a éstas se les asignarán roles definidos.

Las áreas a abordar en el comité son las siguientes:

• Logística: gestión y comunicación
• Recursos: económicos y de equipos
• Diseño: afiches e imagen
• Publicidad: impresa y web
• Banquete o Ágape

Identificación de Problemáticas

Se realiza una reunión del comité organizador para identificar problemáticas, discutir y realizar un brainstorming de posibles ideas para tratar en el seminario. A partir de aquellos resultados se define el tema que se abordará, y se arrojan nombres de posibles expositores.

Logística y Gestión

• Brief de la temática del seminario a realizar
• Definir del nombre del seminario
• Definir el público objetivo
• Definir fecha, hora y lugar del seminario
• Crear mail del seminario
• Convocar a media-partners
• Convocar a auspiciadores y patricinadores
• Generar Web y publicar plazos
• Diseñar e imprimir afiches
• Convocar exponentes Call for Papers
• Invitar expertos internacionales
• Confirmar el lugar del seminario
• Evaluación de recepción de trabajos
• Generación del programa
• Confirmar asistencia exponentes
• Definir anfitriones y presentadores
• Generar credenciales y pendones
• Conseguir biografías con las que se presentarán los exponentes
• Establecer nombres de las exposiciones en conjunto con los exponentes
• Crear cuenta en Slideshare, UStream y servicios asociados para difundir el seminario por múltiples canales
• Considerar la posibilidad de entregar diplomas y/o regalos a los expositores destacados o premiados

Recursos: económicos y de equipos

• Calcular presupuesto aproximado
• Evaluar posibilidad de auspiciadotes
• Evaluar posibilidad de cobrar entrada
• Reunión con director de la escuela para conseguir presupuesto
• Destinar fondos a banquete, publicidad, materiales, regalos exponentes y viáticos
• Consultar por disponibilidad de equipos y sala para el día del seminario

Diseño: afiches e imagen

• Diseñar afiche del seminario
• Imprimir afiches
• Diseño de Invitaciones
• Diseño de imágenes para sitio web escuela
• Diseñar banner para difusión en blogs
• Diseño de señalética en la escuela
• Diseñar mapa de ubicación de la escuela
• Imprimir papeles con información de la clave para el acceso wi-fi para los asistentes
• Diseñar cartel con el programa

Publicidad: impresa y web

• Buscar contactos que ramifiquen la publicidad (jefes de carrera de otras universidades, etc)
• Enviar información junto al material gráfico a contactos para que publiciten el evento
• Redactar información que deba estar contenida en el afiche y verificarla
• Pegar afiches en puntos estratégicos
• Pegar en la escuela el programa y señalética para el día del seminario
• Crear y redireccionar página en sitio web de la escuela
• Redactar y publicar noticia en sitio web de la escuela y de la Universidad
• Asignar un encargado de inscripciones
• Abrir mail para inscripciones, o utilizar servicio web (véase amiando.com)
• Redactar mail de invitaciones
• Redactar mail de verificación de inscripciones
• Buscar correos electrónicos de posibles interesados para enviar invitaciones
• Crear documento con lista e información de los inscritos
• Redactar una nota posterior al seminario con una síntesis de lo que fué, agradecimientos etc. en el sitio de la escuela

Banquete o Ágape

• Definir el presupuesto
• Definir el ágape (diseño y comida)
• Realizar compras
• Coordinar personas