Proyecto nº II: La agilidad en el proceso de abastecimiento de recursos en el Liceo Politéctico de Concón

De Casiopea


TítuloLa agilidad en el proceso de abastecimiento de recursos en el Liceo Politéctico de Concón
Palabras Claveeducación pública, educación, dignigdad, ux, experiencia, concón
Período2018-2018
AsignaturaDiseño de Experiencia de Usuario,
Del CursoDiseño de Experiencia de Usuario 2018,
CarrerasDiseño, Diseño Gráfico, Interacción y Servicios
Alumno(s)Javiera Missana
ProfesorJorge Barahona

Articulación

Brief

Público objetivo

El público en el cual se enfoca el proyecto es el área administrativa del establecimiento, mas el área administrativa y de finanzas del DAEM y la Municipalidad de Concón, involucradas en el proceso de abastecimiento de recursos materiales y no materiales para el Liceo Politécnico de Concón.

Problemas observados

El problema que se observó radica en que cuando el liceo requiere de materiales o de aprovación de proyectos o actividades, debe mandar una solicitud y esperar a que pase por un proceso largo y engorroso que toma desde tres meses a un año, para recién obtener una respuesta y poder actuar conforme a sus necesidades. Sólo hay una secretaria actualmente en el liceo, y sólo una persona encargada de recibir las solicitudes de cuatro colegios y jardines infantiles municipales de Concón en el DAEM.

Medición de éxito

El éxito del proyecto se verá reflejado en que el proceso descrito sea expedito y que los recursos materiales y no materiales reduzcan su tiempo de llegada al liceo desde que son pedidos.

Investigación

Métodos investigativos utilizados

Entrevista con stakeholders

Se sostuvo una entrevista con la secretaria del liceo, que maneja todo lo relacionado con el sistema estudiado y es ella la que lo trabaja. A partir de la conversación se extraen las falencias del sistema y el cómo funciona, así como necesidades y posibles soluciones.

Resultados:

  • Hay una sola secretaria en el colegio que maneja la papelería involucrada en el proceso de solicitud.
  • Hay una sola persona en la oficina del DAEM de Concón a cargo de revisar las solicitudes de todos los colegios y jardines infantiles de la comuna, lo que aporta a los largos tiempos de espera.
  • Debido a la cantidad de revisiones que se debe hacer a la solicitud de compra/propuesta de proyecto y a que estas viajan a través de tres organismos en un flujo de "viene y va", el tiempo de espera desde que el liceo manda la solicitud de compra/propuesta de proyecto hasta que recibe los bienes físicos en su puerta o lo necesario para llevar a cabo el proyecto es demasiado largo (de tres meses a un año app).
  • El largo tiempo de espera obliga a prepararse con una antelación innecesaria y a que el cuerpo escolar tenga que esperar mucho para la realización de ciertas actividades.
  • Según lo expresado por la funcionaria, durante el período de espera hay horas muertas en relación con lo que se solicitó, que podrían ocuparse en otras cosas.


Entrevista semi estructurada

Se mantiene una conversación semi estructurada con un funcionario del liceo, cuyo rol en el sistema es pedir los bienes que le falten como trabajador, y esperar a recibirlos en primera persona. Como él hay un cuerpo de conserjería de app 6 personas.

Resultados:

  • Expresa un sentimiento de frustración al tener que esperar tanto para recibir materiales; a la pregunta "¿Cuánto tiempo lleva esperando las pinturas [con las que estaba trabajando en ese momento]? respondió "Un año ya".

Observación personal

  • Todos los certificados, facturas y demases documentos son físicos, es decir, de papel, y son archivados en carpetas que llenan el espacio y son difíciles de encontrar si no están bien indexados y ordenados. Que los docmuentos sean en papel significa que hay una persona a cargo de trasladarlos de establecimiento en establecimiento.
  • Los tiempos de espera son demasiado largos y el liceo se merece procesos más ágiles.

Sistema actual

Mapa sistema.png

Ideación

Estrategia

Objetivos

Disminuir el tiempo de espera de la colectividad del liceo al pedir recursos materiales y no materiales.

Metas

Convertir el proceso de solicitud de recursos materiales y no materiales en algo que no sea una traba ni algo engorroso sino un proceso común.

Recursos

Humanos: Se cuenta con una estudiante de diseño de experiencia de usuario.

Económicos: No se cuenta con fondos de ningún tipo.

Materiales: Se dispone de software de diseño digital.

Propuesta

La propuesta consta de un sistema que permita agilizar el proceso de trata de información y revisión de solicitudes y demases documentos, que deje de lado el uso del papel para evitar su gasto y acortar los tiempos de espera, sea usable por los tres organismos, y entregue información acerca del estado del proceso a cada uno de ellos. Con esto se espera reducir el tiempo de espera y mejorar la comunicación entre los establecimientos.

Mapa de navegación

Mapa navegación liceo.png

Mapa de clases

Mapa de clases liceo.png

Wireframes

Pantallas home, registro e ingreso

Liceo

Daem

Municipalidad

Implementación

Diseño visual

Medición

https://invis.io/64MYLJJUXP3

Reporte

https://wiki.ead.pucv.cl/images/b/bb/Reporte_ux.pdf