Proyecto nº II: La agilidad en el proceso de abastecimiento de recursos en el Liceo Politéctico de Concón
| Título | La agilidad en el proceso de abastecimiento de recursos en el Liceo Politéctico de Concón |
|---|---|
| Palabras Clave | educación pública, educación, dignigdad, ux, experiencia, concón |
| Período | 2018-2018 |
| Asignatura | Diseño de Experiencia de Usuario, |
| Del Curso | Diseño de Experiencia de Usuario 2018, |
| Carreras | Diseño, Diseño Gráfico"Diseño Gráfico" is not in the list (Arquitectura, Diseño, Magíster, Otra) of allowed values for the "Carreras Relacionadas" property., Interacción y Servicios"Interacción y Servicios" is not in the list (Arquitectura, Diseño, Magíster, Otra) of allowed values for the "Carreras Relacionadas" property. |
| Alumno(s) | Javiera Missana |
| Profesor | Jorge Barahona |
Articulación
Brief
Público objetivo
El público en el cual se enfoca el proyecto es el área administrativa del establecimiento, mas el área administrativa y de finanzas del DAEM y la Municipalidad de Concón, involucradas en el proceso de abastecimiento de recursos materiales y no materiales para el Liceo Politécnico de Concón.
Problemas observados
El problema que se observó radica en que cuando el liceo requiere de materiales o de aprovación de proyectos o actividades, debe mandar una solicitud y esperar a que pase por un proceso largo y engorroso que toma desde tres meses a un año, para recién obtener una respuesta y poder actuar conforme a sus necesidades. Sólo hay una secretaria actualmente en el liceo, y sólo una persona encargada de recibir las solicitudes de cuatro colegios y jardines infantiles municipales de Concón en el DAEM.
Medición de éxito
El éxito del proyecto se verá reflejado en que el proceso descrito sea expedito y que los recursos materiales y no materiales reduzcan su tiempo de llegada al liceo desde que son pedidos.
Investigación
Métodos investigativos utilizados
Entrevista con stakeholders
Se sostuvo una entrevista con la secretaria del liceo, que maneja todo lo relacionado con el sistema estudiado y es ella la que lo trabaja. A partir de la conversación se extraen las falencias del sistema y el cómo funciona, así como necesidades y posibles soluciones.
Resultados:
- Hay una sola secretaria en el colegio que maneja la papelería involucrada en el proceso de solicitud.
- Hay una sola persona en la oficina del DAEM de Concón a cargo de revisar las solicitudes de todos los colegios y jardines infantiles de la comuna, lo que aporta a los largos tiempos de espera.
- Debido a la cantidad de revisiones que se debe hacer a la solicitud de compra/propuesta de proyecto y a que estas viajan a través de tres organismos en un flujo de "viene y va", el tiempo de espera desde que el liceo manda la solicitud de compra/propuesta de proyecto hasta que recibe los bienes físicos en su puerta o lo necesario para llevar a cabo el proyecto es demasiado largo (de tres meses a un año app).
- El largo tiempo de espera obliga a prepararse con una antelación innecesaria y a que el cuerpo escolar tenga que esperar mucho para la realización de ciertas actividades.
- Según lo expresado por la funcionaria, durante el período de espera hay horas muertas en relación con lo que se solicitó, que podrían ocuparse en otras cosas.
Entrevista semi estructurada
Se mantiene una conversación semi estructurada con un funcionario del liceo, cuyo rol en el sistema es pedir los bienes que le falten como trabajador, y esperar a recibirlos en primera persona. Como él hay un cuerpo de conserjería de app 6 personas.
Resultados:
- Expresa un sentimiento de frustración al tener que esperar tanto para recibir materiales; a la pregunta "¿Cuánto tiempo lleva esperando las pinturas [con las que estaba trabajando en ese momento]? respondió "Un año ya".
Observación personal
- Todos los certificados, facturas y demases documentos son físicos, es decir, de papel, y son archivados en carpetas que llenan el espacio y son difíciles de encontrar si no están bien indexados y ordenados. Que los docmuentos sean en papel significa que hay una persona a cargo de trasladarlos de establecimiento en establecimiento.
- Los tiempos de espera son demasiado largos y el liceo se merece procesos más ágiles.
Sistema actual
Ideación
Estrategia
Objetivos
Disminuir el tiempo de espera de la colectividad del liceo al pedir recursos materiales y no materiales.
Metas
Convertir el proceso de solicitud de recursos materiales y no materiales en algo que no sea una traba ni algo engorroso sino un proceso común.
Recursos
Humanos: Se cuenta con una estudiante de diseño de experiencia de usuario.
Económicos: No se cuenta con fondos de ningún tipo.
Materiales: Se dispone de software de diseño digital.
Propuesta
La propuesta consta de un sistema que permita agilizar el proceso de trata de información y revisión de solicitudes y demases documentos, que deje de lado el uso del papel para evitar su gasto y acortar los tiempos de espera, sea usable por los tres organismos, y entregue información acerca del estado del proceso a cada uno de ellos. Con esto se espera reducir el tiempo de espera y mejorar la comunicación entre los establecimientos.
Mapa de clases
Wireframes
Pantallas home, registro e ingreso
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Pantalla home/menú principal.
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Registro. La contraseña es el rut del funcionario y se le pide su clave de firma electrónica, provista por la empresa que su empleador considere pertinente.
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Ingreso con rut.
Liceo
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Menú del funcionario del liceo.
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Submenú de las solicitudes.
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Interfaz de envío de solicitud, con una opción de descargar el documento; la firma tradicional es reemplazada por la firma electrónica.
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Archivo de las solicitudes pendientes.
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Facturas recibidas.
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Interfaz de envío y descarga de facturas.
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Certificados emitidos.
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Interfaz de envío y descarga de certificados.
Daem
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Menú del funcionario del DAEM.
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Archivo de las solicitudes pendientes.
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Interfaz de envío y descarga de solicitudes.
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Para comprar los artículos si se requiere hacer una compra la plataforma enviará al funcionario al buscador de su browser para buscar lo que se desee. Luego de la compra se manda la factura.
Municipalidad
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Menú del funcionario de la Municipalidad.
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Archivo de las solicitudes pendientes.
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Interfaz de envío y descarga de solicitudes.
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Archivo de las facturas pendientes.
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Interfaz de envío y descarga de facturas.
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Archivo de los certificados pendientes.
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Interfaz de envío y descarga de certificados.
Implementación
Diseño visual
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Pantalla home
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Registro
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Pantalla liceo
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Submenú de las solicitudes
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Interfaz de envío de documento
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Interfaz de archivo de documentos
