Proyecto UX en CEAVI (Centro Educacional de Adultos Viña del Mar): Sistema de Coordinación y Comunicación

De Casiopea


Título
Tipo de ProyectoProyecto de Curso
Palabras ClaveUX, backoffice, frontoffice, usuario
AsignaturaDiseño de Experiencia de Usuario
Del CursoDiseño de Experiencia de Usuario 2018
CarrerasDiseño, Diseño Gráfico
Alumno(s)Ignacio Oliva
ProfesorJorge Barahona
PDFArchivo:Informe CEAVI.pdf

Observación

A través de las fotografías se evidencia tal como ocurre en casos anteriores una carencia de canales de información, lo cual es fundamental para establecer una institución educativa y la necesidad de aunar todas las partes que conforman el Establecimiento Educacional de Adultos CEAVI (Centro de Educación Adultos Viña del Mar). Los espacios son un tanto mudos y mantienen vivo el programa original de la Casona en la cual está emplazado, por ende se evidencia que es necesaria la implementación de una solución que anuncie que nos encontramos de manera constante dentro de un sistema educativo. Los espacios mudos físicos ya nombrados son una primera falencia que salta a la vista desde el acceder, incluso en el desconocimiento de que allí se encuentra un establecimiento educativo desde la Av. Valparaíso, lo cual viene a recalcar que existe una falencia del sistema y su anuncio, falta la declaración constante de que me encuentro en el, tal como ocurre por ejemplo en sistemas digitales y editoriales.(en el anuncio constante del sitio en que me encuentro o en el caso editorial en el capítulo que leo)

CEAVI 1.jpg
CEAVI 2.jpg

Brief

Encargados/Colaboradores

Los colaboradores de este proyecto son el Diseñador de Experiencia de Usuario y el Director de CEAVI (Centro Educacional de Adultos Viña del Mar)

Sobre el proyecto

Describa de forma general el proyecto, sus objetivos y los problemas que desea solucionar.

Defina el tipo de proyecto que desea desarrollar

El proyecto consiste en un sistema informativo que encuencie el habitar del sistema educativo CEAVI, mediante canales de información entre las distintas unidades que conforman la institución.

¿Qué objetivos desea alcanzar con este proyecto?

El objetivo que se busca alcanzar es hacer parte de este sistema a todas las unidades que conforman el establecimiento para alcanzar un programa desde el funcionamiento educativo y no desde su programa original de casona.

¿Cuáles son los problemas que desea solucionar?

Los problemas que se desean solucionar son la falta de enuncie del habitar un sistema educativo desde los canales de información que unan a todas las partes que constituyen CEAVI.

¿Cómo se medirá el éxito del proyecto?

El éxito del proyecto se mide a través de cómo los estudiantes como usuario central logran notar de manera constante la pertenencia al sistema educativo CEAVI y como esta pertenencia se da a través de la información y comunicación. De parte de las unidades que sustentan este proyecto educativo el éxito se mide en como este sistema comunicativo/informativo y porque no de coordinación, logra establecer vinculos que los aúne como cuerpo y no como unidades independientes en el Centro Educativo de Adultos.

¿Existe actualmente un ejemplo del proyecto que desea desarrollar?

Entregue la URL o ejemplo.

¿Algún otro comentario sobre su ejemplo?

Público

Público objetivo y necesidades hacia las que el proyecto apunta.

¿A qué público está orientado este proyecto?

Al usuario central de CEAVI, el estudiante, pero también a quienes construyen la experiencia de ellos que son unidades que poseen distintos roles para materializar el proyecto educativo.

¿Cuenta con estudios sobre la audiencia a la cual está orientado el proyecto?

La entrevista con el Director de la institución ayuda a entender cuales son las audiencias involucradas en el proyecto. ¿Cuáles son las necesidades del usuario en relación a este proyecto?

Las necesidades del usuario con el proyecto son las de información, coordinación y pertenencia a un sistema educativo que necesita como eje central puntos de encuentro y contacto para todas las partes que conforman el establecimiento educacional, para lograr un cuerpo, más que unidades.

¿Qué debe lograr hacer el usuario al final de éste proyecto?

Pertenecer, comunicarse y coordinarse mediante un sistema de información y comunicación que logra articular el espacio y a quienes lo habitan en un solo cuerpo pertenciente al sistema educativo de CEAVI.

Contenidos

¿Cuenta con contenidos para este proyecto?

Se cuenta con el relato oral de dirección de como funciona el sistema educativo y cuales son sus falencias, de todas las unidades que la conforman y de cuales son los anhelos para este proyecto.

En caso de que su respuesta sea afirmativa, ¿están digitalizados?

No, no estan digitalizados

¿Tiene un equipo que mantenga el proyecto después de su liberación?

Las unidades que conforman el sistema educativo CEAVI mantendran el sistema.

¿Cuenta con imagen corporativa y manual de estilos para medios digitales?

No, el establecimiento educativo no cuenta con ello.

¿Tienen imágenes en buena calidad y optimizadas en digital para hacer uso de ellas en su proyecto?

No, debido a que el establecimiento no posee digitalización alguna.

¿Qué idiomas desea usar en su proyecto?

Español

¿Cuáles son los entregables que se deben proporcionar en éste proyecto?

Diseño visual en maquetas.


Estrategia

Objetivos

Los objetivos del proyecto son lograr una pertenencia al sistema educativo CEAVI, esto a través de canales de información que logren tres actos principales, el informar, el coordinar para así lograr el pertenecer. Se busca la pertenencia como objetivo cúlmine debido a que se ve como algo fundamental el romper con el programa de casona que posee como principal cualidad espacios de intimidad, para voltearlo hacia lo público que genera la información y la coordinación a través de ella, acciones fundamentales para el llevar a cabo un sistema educativo en el que el encuentro es fundamental.

Metas

Las metas son lograr a fines del primer semestre del año 2019, 4 canales de difusión para el alumnado repartidos en el establecimiento y un sistema de coordinación entre las unidades que constituyen el sistema educativo CEAVI.

Recursos

Los recursos físicos son pantallas y espacios vacíos para la implementación del proyecto. Mientras que los recursos humanos son la completa disposición de dirección para atender a necesidades del proyecto , así como los logísticos para brindar toda la información que se necesite. Respecto a los recursos financieros. estos son limitados.

Investigación

Se investiga mediante entrevistas estructuradas, pero con preguntas que a la vez se agregan en el momento con la necesidad de reforzar temáticas necesarias o puntos que quedan por aclarar en el momento de la entrevista.

Entrevista a Dirección

La investigación es llevada en un primer término a través de una entrevista al Director del Centro Educativo de Adultos Viña del Mar (CEAVI).

¿Que tipo de estableciento educacional es este? ¿Y a qué tipo de educación responde?

Este es un colegio, regular, lo que significa que sea regular tiene relación con la regularidad en la exigencia de la Asistencia, porque existe otra modalidad de educación flexible, en donde sólo se rinden exámenes libres. Por lo tanto este es un colegio Regular, de adultos, que no contempla la totalidad de asignaturas del sistema escolar tradicional. Nosotros tenemos 7 asignaturas, 5 transversales, las cuales son : Lenguaje, Matemáticas, Cs Sociales, Cs Naturales, Ingles Además de 2 instrumentales : Consumo y calidad de vida, Inserción Laboral para el primer nivel Tecnología de la información, Convivencia Social para el Segundo Nivel El sistema de evaluación es tradicional, número de horas más dos, ejemplo numero de horas 4 +2 , serían 6 evaluaciones

¿Quiénes estructuran el establecimiento educacional?

Aquí hay un cuerpo docente, auxiliares y directivos y lo médular, el estudiante, ellos son quienes conforman el sistema

¿Cómo se programan los estudios respecto a los alumnos?

Tenemos 3 jornadas. Mañana Tarde Noche No existe diferencia entre los planes y hay 300 estudiantes que se distribuyen en 2 niveles, 1 y 2 medio , 3 y 4to medio Rango etario : 17 años y 40 años Rango etario: más frecuente 17 y 25 años

Si se le quiere dar un orden Jerárquico a quienes estructuran el Establecimiento: ¿Cuál sería ese orden?

El orden Jerárquico es el siguiente: 1) Sostenedor 2) Director 3) UTP (Unidad Técnica Pedagógica) 4) Inspectoría General 5) Docentes 6) Auxiliares

Los estudiantes no están en un sistema de Jerarquía porque son quienes reciben la educación a través de quienes la estructuran.

¿Existe algún sistema digital que coordine esas partes?

No existe página web, ni sistema digital, ni sistemas de gestión. Nuestra plataforma es el SIGE Sistema de Gestión Educacional, el cuál es ministerial, pero se hace insuficiente

¿Posee algún referente de sistema de gestión que cree funcionaría en el establecimiento?

Tal como en las empresas sería ideal un sistema de gestión de la comunicación de las unidades, esto para tabular información y mantenerla en la red, es decir, tener un sistema de gestión propio.

¿Si se quiere establecer un circuito cotidiano del establecimiento respecto a los alumnos, cuál sería este?

El estudiante llega tiene un horario de entrada que va desde las 8 un cuarto y corta en las 8 25 Los estudiantes atrasados llegan y esperan en el Hall para pedir sus datos y checkeo de datos para el conteo de inasistencia y el conteo. Ingresan a la Sala de Clases y 9:15 es recreo. Se pasa lista y a veces se pasan datos.

¿Existe algún sistema o idea que le parezca necesario(a) y funcional en el lugar?

Sería interesante tener un sistema de control para las asistencias. Que no se demore tiempo en pasar lista Sistema de Marque de Tarjeta. También la existencia de un Historial del Alumno y un acceso rápido a las calificaciones, anotaciones, estadísticas generales, observaciones, falencias, etc. Eso crearía una necesidad de tecnología. Por ejemplo se le dio vida a un televisor en el que se informa a los estudiantes que deben pruebas, además de otras situaciones, se está habituando al estudiante, para que se acerquen a la información, porque no existe esa cultura aún en el establecimiento. Toda esa información debería estar puesta en un mismo sistema. Se aspira a un sistema como el de educación superior con un énfasis en la asistencia.

¿En temas administrativos falta una coordinación?

Es ideal que todas las entidades estén comunicadas, lo que hoy en día se reconoce como una falencia.

¿Osea el problema el nace desde falta de canales de comunicación y de coordinación entre unidades? Sistemas RC/ Empresas Sistemas SEGE?

Así es. Sería necesaria una coordinación como por ejemplo se da en las empresas mediante sistemas RC que aúnan, Logística, Finanzas, Marketing y otras unidades.

¿Cuáles son los roles de cada unidad?

Unidad Técnico Pedagógica: Coordina que las clases se hagan según los planes y programas establecidos por el ministerio de educación, evaluaciones y toda la parte académica Inspectoría: Parte Disciplinaria, que se cumpla el reglamento institucional a cabalidad Estudiantes : Son la médula de los esfuerzos de las otras unidades haciendo que hacia ellos llegue el proyecto educativo. Dirección: Liderar el proyecto educativo en función de la Misión y la Visión Docencia.: Ejecución de la parte académica. Se dictan Clases Auxiliares: Ámbito y orden del establecimiento Es necesario hacer un desglose de unidades dentro de dirección que sería la siguiente: Finanzas (Contabilidad) / Logísticas(Auxiliares, Distribución de libros)/Recursos Humanos(velar por la capacitación y el bienestar de nuestros docentes y funcionarios)

¿Cuál es el proyecto educativo?

La Misión es ser líderes en la educación de adultos. Abogamos por llegar a estudiantes que por alguna razón han interrumpido su educación por lo que este establecimiento busca responder a las necesidades de estudiantes que vean en este sistema una solución para contemplar sus estudios.

Entrevista a Docencia

La investigación es llevada en este momento a través de una entrevista a un representante de Docencia, profesor de Matemáticas por ende perteneciente al departamento del mismo nombre.

Desde el trabajo Educativo en CEAVI, ¿Cómo define la calidad con la comunicación de los alumnos fuera del Aula de Clases? La Calidad de comunicación de los alumnos de CEAVI fuera del aula de clase es buena, afectiva y fluida, siempre y cuando exista un trabajo de relacionarse con los alumnos por parte de cada profesor desde el primer día de clases, por el hecho si existe más llegada de un profesor a otro en ciertos cursos. En el ámbito general, por parte del cuerpo docente y dirección, existe un trabajo donde el alumno tiene todas las opciones y oportunidades para que exista una relación con el mismo alumno e incluso los apoderados.

¿Cree que sea necesaria nuevas formas de comunicación académica fuera del espacio de las salas de clases con el alumnado?

No creo que sea necesario alguna nueva forma de comunicación en estos momentos, ya que existe y está en acción un trabajo donde el alumno puede saber todo de su hoja de vida, como de sus faltas, logros y avances. Con esta información se crea el interés del alumno, donde por su parte y se ha visto en el primer semestre, para acercarse a dirección y establecer una relación entre la institución y el alumno y apoderado.

¿Qué elementos académicos, son fundamentales para informar y comunicar con el alumnado? (notas, advertencias, etc.)

Lo fundamental y como se ha trabajado durante este año en CEAVI, es tener todo registrado, notas, situaciones particulares y además trabajar de manera cohesionada y concuerda con el equipo docente, es decir que el almuno se mantenga informado y que el grupo docente se mantenga informado constantemente de los protocolos a seguir y mejoras dentro del reglamento interno de la institución.

¿Cuál es la calidad de comunicación en información con las otras unidades que conforman CEAVI? Si le gustaría señalar alguna deficiencia o mejora a realizar, señálela.

La calidad de comunicación e información de las otras unidades es excelente ya que constantemente en el grupo docente se informa, nos ayudamos a mejorar y trabajamos en equipo dentro el tiempo que se pueda. Además el trabajo cohesionado del departamento de unidad técnica con dirección fomenta el buen mejoramiento del trabajo de los profesores.

¿Cuál es la unidad con la que más se relaciona dentro del Centro Educacional? ¿Qué espera de la comunicación y coordinación con esta?

La unidad con cual más me relaciono es con el departamento de matemática. Hasta el momento, como se ha trabajo ha sido agradable y provechoso ya que en los tiempos que tenemos y en coordinamos con dirección y los profesores de esta unidad, trabajamos en conjunto y tenemos reuniones de avances al menos una vez al mes.

Se da un espacio libre para agregar comentarios extras acerca de la temática de información y coordinación en CEAVI.

Como docente de este establecimiento y junto con el trabajo del equipo docente y el equipo de dirección, creo que vamos por un muy buen camino con el enfoque que tenemos proporcional a la cantidad de alumnos que tenemos, es decir; tener siempre todo registrado y que en ámbitos generales exista un protocolo en donde se tenga un accionar claro y conciso con resultados claros y acciones concretas.

Analisis y Conclusiones

Claramente la dirección del establecimiento es la que más ve falencias en CEAVI respecto a su coordinación y comunicación, la docencia mediante la entrevista a un representante del Departamento de matemáticas nos señala la cantidad de esfuerzos que hacen en pos de establecer puentes de afecto, cercanía y trabajo extra programático.

"siempre y cuando exista un trabajo de relacionarse con los alumnos por parte de cada profesor desde el primer día de clases, por el hecho si existe más llegada de un profesor a otro en ciertos cursos."

Esta cita de la misma entrevista nos da para pensar que la relación fuera de la sala de clases depende del profesor y sus voluntades por lo que posee cierta fragilidad la comunicación que recae en una persona, el docente.


" Lo fundamental y como se ha trabajado durante este año en CEAVI, es tener todo registrado, notas, situaciones particulares y además trabajar de manera cohesionada y concuerda con el equipo docente, es decir que el almuno se mantenga informado y que el grupo docente se mantenga informado constantemente de los protocolos a seguir y mejoras dentro del reglamento interno de la institución. "

Esta parte de la entrevista nos hace reflexionar de que ya existen métodos análogos de coordinación y comunicación, pero que dirección ve la necesidad de un sistema que le de un impulso definitivo y un soporte que lo facilite, no quiere decir que por el hecho de no existencia de un software no existe un trabajo de coordinación. Los canales de información claramente se hacen necesarios bajo la premisa de los alumnos no vayan a la información, si no que esta este presente y vaya a ellos.

Conclusiones

El sistema que se piensa tiene que ver con un canal de información de facetas públicas y privadas que de cuenta en el establecimiento, en sus distintos patios y halls de acceso aquellos registros del alumno(faceta privada) que sean necesarios tener en cuenta para el mediante su nombre o rut y clave asociada de cuatro dígitos. La faceta pública de este sistema va por cuenta de la coordinación de dirección junto con docencia y UTP, para la publicación de informaciones de alertas a alumnos, llamados, o situaciones a informar que sean necesario resolver como por ejemplo el realizar pruebas atrasadas. Se busca potenciar la cercanía que tiene CEAVI desde dirección a sus alumnos y docencia, a diferencia de un establecimiento de Educación Superior que posee múltiples sedes con un universo mayor, por ende una mayor dificultad de coordinación. Existe también la necesidad de un sistema con backoffice. Este es construído por docentes en conjunto con dirección, por ende incluída la UTP e Inspectoría en la que se coordinen entre las mismas unidades y en una comunicación entre ellas con el fin de levantar la información requerida por el alumno en temas de finanzas, académicos y reglamentarios.

Arquitectura de la Información

La Arquitectura de la información entra a catalogar e indizar la información para que sea encontrable en nuestro sistema y articule los contenidos de los distintos perfiles. El sistema tendrá acceso a alumnos en un frontoffice y a administradores en un backoffice, por ende la parte pública de este sistema es usado por el Alumnado como usuario central del Sistema CEAVI.

Frontoffice

  • 1 Portal CEAVI
    • 1.1 Hoja Alumnos
      • 1.1.1Rut
      • 1.1.2Clave
      • 1.1.3¿Olvidaste contraseña?
        • 1.1.3.1 Recuperación de Clave
          • 1.1.3.1.1 Mediante Mail
            • 1.1.3.1.1.1 Acceso
          • 1.1.3.1.2 En el mismo sistema
            • 1.1.3.1.2.1 Mail Asociado
            • 1.1.3.1.2.2 Año de ingreso
            • 1.1.3.1.2.3 Jornada
            • 1.1.3.1.2.4 Nivel
      • 1.1.4 ¿Aún no tiene cuenta?
        • 1.1.4.1 Registro
        • 1.4.1.1 Información Personal
          • 1.4.1.2 Información Académica
        • 1.4.1.3 Dirección y Datos
    • 1.2 Hoja Alumnos
      • 1.2.1 Perfil
        • 1.2.1.1 Información Personal
        • 1.2.1.2 Dirección Permanente
        • 1.2.1.3 Mail asociado y Cambio de Contraseña
      • 1.2.2 Horario
      • 1.2.3 Calendario Académico
      • 1.2.4 Asistencia
      • 1.2.5 Material de Estudio
      • 1.2.6 Estados de Pago
        • 1.2.6.1 Estado Mensualidades
        • 1.2.6.2 Estado Matrícula
      • 1.2.7 Sanciones
        • 1.2.7.1 Académicas
        • 1.2.7.2 Reglamentarias
        • 1.2.7.3 Finanzas
      • 1.2.8 Citaciones
        • 1.2.8.1 Docentes
        • 1.2.8.2 Directivas
      • 1.2.9 Certificados
  • 2 Calendario Académico
    • 2.1 Jornada Mañana
      • 2.1.1 1er Nivel
      • 2.1.2 2do Nivel
    • 2.2 Jornada Tarde
      • 2.2.1 1er Nivel
      • 2.2.2 2do Nivel
    • 2.3 Jornada Noche
      • 2.3.1 1er Nivel
      • 2.3.2 2do Nivel
  • 3 Noticias desde Dirección
    • 3.1 Noticias Académicas
    • 3.2 Noticias Financieras
    • 3.3 Noticias Reglamentarias
  • 4 Reglamento
  • 5 Nuestra Misión y Visión

Backoffice

Caso Jefe UTP(Unidad Técnica Pedagógica y su acceso mediante la asociación de su rut a un perfil de usuario de la backoffice, el cual sería Jefe de Docencia.

  • 1.Ingreso
    • 1.1Rut
    • 1.2Clave
    • 1.3¿Olvidaste contraseña?
      • 1.3.1 Recuperación de Clave
        • 1.3.1.1 Mediante Mail
        • 1.3.1.2 Acceso
    • 1.4¿Aún no tiene cuenta?
      • 1.4.1 Registro
        • 1.4.1.1 Información Personal
        • 1.4.1.2 Información Funciones
        • 1.4.1.3 Dirección y Datos
  • 2 Perfil Asociado(Ejemplo, Jefe UTP)
    • 2.1 Perfil
      • 2.1.1 Información Personal
      • 2.1.2 Dirección Permanente
      • 2.1.3 Mail asociado y Cambio Contraseña
    • 2.2 Calendario Académico
    • 2.3 Asistencia Alumnos
      • 2.3.1 Matemáticas
      • 2.3.2 Lenguaje
      • 2.3.3 Cs. Sociales
      • 2.3.4 Cs. Naturales
      • 2.3.5 Inglés
      • 2.3.6 Consumo y calidad de vida
      • 2.3.7 Inserción Laboral
      • 2.3.8 Tecnología de la información
      • 2.3.9 Convivencia Social
    • 2.4 Calificaciones Alumnos
      • 2.4.1 Matemáticas
      • 2.4.2 Lenguaje
      • 2.4.3 Cs. Sociales
      • 2.4.4 Cs. Naturales
      • 2.4.5 Inglés
      • 2.4.6 Consumo y calidad de vida
      • 2.4.7 Inserción Laboral
      • 2.4.8 Tecnología de la información
      • 2.4.9 Convivencia Social
    • 2.5 Guías y Contenidos
      • 2.5.1 Matemáticas
      • 2.5.2 Lenguaje
      • 2.5.3 Cs. Sociales
      • 2.5.4 Cs. Naturales
      • 2.5.5 Inglés
      • 2.5.6 Consumo y calidad de vida
        • 2.5.7 Inserción Laboral
      • 2.5.8 Tecnología de la información
      • 2.5.9 Convivencia Social
    • 2.6 Citar Reuniones de Departamento
    • 2.7 Citar Reuniones con Alumnos

Caso Profesor de Matemáticas y su acceso mediante la asociación de su rut a un perfil de usuario de la backoffice, que sería Docente.

  • 1.Ingreso
    • 1.1Rut
    • 1.2Clave
    • 1.3¿Olvidaste contraseña?
      • 1.3.1 Recuperación de Clave
        • 1.3.1.1 Mediante Mail
        • 1.3.1.2 Acceso
    • 1.4¿Aún no tiene cuenta?
      • 1.4.1 Registro
        • 1.4.1.1 Información Personal
        • 1.4.1.2 Información Funciones
        • 1.4.1.3 Dirección y Datos
  • 2 Perfil Asociado(Ejemplo, Docente, Asociado a la Asignatura de Matemáticas)
    • 2.1 Perfil
      • 2.1.1 Información Personal
      • 2.1.2 Dirección Permanente
      • 2.1.3 Mail asociado y Cambio Contraseña
    • 2.2 Agendar Evaluaciones
      • 2.2.1 Calendario Académico
    • 2.3 Asistencia Alumnos
      • 2.3.1 Matemáticas
    • 2.4 Calificaciones Alumnos
      • 2.4.1 Matemáticas
    • 2.5 Guías y Contenidos
      • 2.5.1 Matemáticas
    • 2.6 Reuniones de Departamento
    • 2.7 Reuniones con Alumnos
    • 2.8 Solicitudes de Reunión

Wireframes

Los Wireframes vienen a mostrar aquellas pantallas de acuerdo a cada perfil asociado del ingreso al portal, así como la pantalla de acceso al sistema público de acceso a noticias, calendarios, reglamentos y nociones de CEAVI.

Wireframe Perfil Docente

A continuación se expone el flujo del perfil de docente en el Portal CEAVI

Errores a evitar

Los errores que se quieren evitar son los de redirección a otros portales ajenos al sistema, así como en la superposición de contenidos, ambas situaciones ejemplificadas mediante portales académicos

Pdf

https://wiki.ead.pucv.cl/images/0/02/Informe_CEAVI.pdf