Boundary Objects in Design: An Ecological View of Design Artifacts

Caso de Estudio
Nombre	Boundary Objects in Design: An Ecological View of Design Artifacts
Autor	Mark Bergman, Kalle Lyytinen, Gloria Mark
Período	2007-
Estudiado en	Presentación 4º DG 2014
Estudiado por	Caterina Da Silva
URL	http://aisel.aisnet.org/cgi/viewcontent.cgi?article=1427&context=jais
Descripción	El estudio destaca la importancia de los objetos fronterizos del diseño en diseños de múltiples participantes, y subraya la necesidad de formular teorías de diseño basadas en la sociología de cómo se produce y se consume el conocimiento en tareas complejas de análisis y diseño de sistemas.

Líneas temáticas

• Teoría del diseño
• Sistemas de análisis y de diseño
• Sociología

Palabras clave

• Análisis y diseño de sistemas
• Teoría del diseño
• Objetos fronterizos
• Mundos sociales
• Integración de conocimiento
• Alineación de poderes
• Ecología del diseño
• Requerimientos funcionales
• Análisis de participantes (stakeholders)

Notas sobre los autores

Kalle Lyytinen

Es profesor de la Iris S. Wolstein Case Western Reserve University de Estados Unidos, profesor adjunto en la Universidad de Jyväskylä de Finlandia, y profesor visitante en la Universidad de Loughborough, Reino Unido. Ha publicado más de 180 artículos científicos y editado o escrito once libros sobre la disciplina de la naturaleza de las estrategias de información, el diseño de sistemas, implementación organizacional, el trabajo cooperativo apoyado por la computación, entre otros. Actualmente, trabaja en los consejos editoriales de varias revistas de sistemas de información como el Journal of Association for Information Systems, donde trabaja en conjunto con la Dra. Mark y el profesor Bergman.

Mark Bergman

Es profesor asistente de Ciencias de la Información en la Graduate School of Operations and Information Science (GSOIS) en la Naval Postgraduate School in Monterey, California, Estados Unidos. Sus intereses de investigación actuales son la modernización de análisis de sistemas y metodologías de diseño basadas en la comprensión, el análisis de sistemas socio-técnicos y de diseño con el apoyo computacional en trabajos cooperativos, las interacciones humano-computadora, entre otros.

Gloria Mark

Es profesora en el Department of Informatics, University of California, en Irvine. Su investigación se centra en el diseño y la evaluación de sistemas de colaboración.

Argumento central

Diseño de Estrategias de Información

Para enmarcar el campo de investigación, lo primero que hay que preguntarse es ¿qué es el diseño? Es la práctica de inventar, crear e implementar artefactos técnicos que integran y transforman dominios heterogéneos e inciertos del conocimiento. Este estudio se basa en teorías de diseño y acción, las cuales identifican los principios, estructuras y métodos que indican cómo transformar la realidad actual a una realidad mejorada a través de la producción de nuevos artefactos. El diseño de estrategias de información se basa en estas teorías, para ser aplicadas en diferentes disciplinas y áreas de trabajo, pero éste estudio se basa en cómo la sociología del conocimiento del diseño puede ayudar a formular guías en procesos de diseño que involucran mundos sociales múltiples y heterogéneos, y en cómo diseñar más efectivamente para reducir los diseños fallidos.

Un elemento central en cualquier teoría de diseño es la noción de un “encargo de diseño”: lo que el diseñador debe cumplir. Éste se define a través de las metas del diseño y las funciones que debe cumplir el artefacto a construir. El “problema de diseño” es el espacio que separa el estado actual del ideal. Para superarlo, el diseñador dependerá de conocimiento incierto y heterogéneo, y deberá descubrir y coordinar las múltiples necesidades y encargos de los diferentes interesados, para luego crear soluciones que satisfagan esas necesidades con el mínimo tiempo y costo, e idealmente, el máximo beneficio.

Estos problemas de diseño deben ser analizados a través de las ecologías de diseño, que se definen como el contexto organizacional de un diseño. Éstas son dos: política y funcional. La Ecología política es el estructuras de poder institucional que rodean al diseño. Califica, selecciona y abarca las acciones necesarias para definir y tratar un problema de diseño, además de determinar y ejercer el poder para implementar las soluciones seleccionadas. La Ecología funcional se refiere a la estructura organizacional y operacional de la tecnología que soporta al diseño, es un conjunto de procesos e interacciones entre metas y funciones, actores y contextos institucionales que dan lugar a las funciones que el sistema espera concretar. Éstas están interrelacionadas, ya que la ecología política construye, gobierna y utiliza a la ecología funcional para alcanzar las metas y resolver problemas. A su vez, ésta soporta, informa y mejora a la ecología política para habilitar las operaciones deseadas.

Ahora, soluciones funcionales factibles y soluciones políticamente aceptables no emergen en un solo paso debido a la ambiguedad de las tareas y la variabilidad de los desacuerdos de los beneficiarios. Por esto, se deben crear actividades organizadas compartidas entre los distintos mundos sociales, llamadas rutinas de diseño. Éstas consisten en técnicas, reglas y normas que indican quién debe hacer qué y cómo debe hacerlo, para que así se llegue a un producto de diseño aceptable. De esta manera, se logra identificar problemas, determinar requerimientos de los clientes, y encontrar soluciones que sean acordes para todos los mundos sociales. El movimiento entre estas rutinas es llamado trayectoria de diseño, el cual consiste de actividades de diseño parcialmente ordenadas que son definidas por las rutinas de diseño promulgadas. Los clientes pueden habilitar, inhibir o impulsar las acciones siguientes según las rutinas de diseño que se vayan realizando, ya que éstas deben generar el conocimiento suficiente para los diseñadores para determinar el curso de acción, típicamente otra rutina de diseño, para continuar el curso. Las interacciones dinámicas entre las diferentes rutinas generan problemas y soluciones adicionales, las cuales vuelven a dar forma a ambas ecologías.

Objetos Fronterizos de Diseño

Los productos de análisis y diseño de sistemas que conectan las rutinas de diseño a través de los distintos mundos sociales son llamados “objetos fronterizos de diseño”. Se definen como artefactos o conceptos con la suficiente estructura para sostener actividades entre distintos mundos sociales, y la suficiente elasticidad para acortar la distancia entre ellos. Se necesitan para superar los vacíos en el conocimiento del diseño que residen en la ecología funcional y los vacíos en los acuerdos que residen en la ecología política. Características críticas de los OFD: Promocionar la representación compartida Encapsula entendimientos sobre la base de una sintaxis y semántica común, que son compartidas a través de mundos sociales. Transformar el conocimiento de diseño Manipular, integrar y transformar las representaciones que impulsarán el movimiento entre las rutinas de diseño de modo para facilitar la búsqueda de una solución funcional factible y estabilizar la ecología política. Movilizar a la acción de diseño Originar y blandir recursos y poder para impulsar progreso a través de la trayectoria de diseño. Legitimar el conocimiento de diseño Otorgar un estatus legítimo a un objeto fronterizo a través de la validación de su contenido para alinearse con la intención de los clientes.

Casos de Estudio: Protoarquitecturas y Planificación de Proyecto

Se examina cómo estas cuatro características críticas dan forma a las trayectorias de diseño y ayudan a identificar, compartir y transformar el conocimiento de diseño a través de los mundos sociales que influencian la formación de las ecologías funcional y política en un estudio realizado en el Jet Propulsion Laboratory, una gran organización aeroespacial y uno de los principales laboratorios de investigación de la NASA, enfocándose en la selección de proyectos para el New Millenium Program. Éste se encarga de elegir las tecnologías para la validación de los vuelos espaciales, y la NASA les entrega un presupuesto de 50 millones de dólares para iniciar al menos un ciclo de validación de vuelo espacial por año. Debido a los costos limitados para madurar y testear las tecnologías seleccionadas, un máximo de tres tecnologías pueden ser seleccionadas por ciclo, entre un total de 80 a 100 propuestas.

El estudio fue longitudinal, que seguía la formulación de la tecnología y los procesos de selección del programa. Se identificaron dos objetos fronterizos que afectaron directamente la trayectoria de diseño. El primero fue una proto-arquitectura, la cual fue esencial para reducir la incertidumbre en las etapas tempranas de la ecología funcional mediante la comunicación de conocimiento técnico complejo a los mundos sociales participantes. El segundo, fue una planificación de proyecto, la cual fue crítica para reducir la inestabilidad en la ecología política a través de la consolidación de rutinas de diseño en el tiempo y espacio de los mundos sociales.

Los mundos sociales que se reconocieron dentro del Jet Propulsion Laboratory, mediante la identificación de alineamientos críticos entre niveles de poder y diversas habilidades de ingeniería, fueron tres: organizacional, proyecto y técnico. El mundo organizacional consistía en personas con una combinación de pericia en diversos sistemas de ingeniería y una autoridad de administración organizacional dentro de múltiples proyectos. Tienen el poder de comenzar nuevos proyectos y traer recursos para financiar la actividad, pueden cambiar y finalizar proyectos. El mundo de proyecto considera a las personas con pericia en ingeniería de sistemas y autoridad en administración de sistemas. El mundo técnico estaba conformado por las personas que tienen experiencia de ingeniería en una variedad de tecnologías y el poder organizacional para identificar tecnologías que necesitan validación de vuelo. Cada participante del New Millenium Program pertenece a al menos uno de estos mundos y es dependiente de éste para realizar su trabajo.

Para realizar una selección de proyectos viables, el NMP aplica un proceso de diseño de múltiples pasos y niveles para determinar qué proyectos pueden ser aprobados. Para ello, se crea el siguiente listado de requerimientos. De esta manera, se dejan fuera diseños pobres, dejando sólo los mejores proyectos en carrera. Durante este procedimiento, cada mundo social aplica sus propios criterios y compromisos a definir problemas y encontrar soluciones.

Los tecnólogos del NMP produjeron una serie de productos de diseño basados en su conceptualización de combinaciones de tecnología que pudiese unir los filtros del programa y los requerimientos de los clientes, éstos fueron llamados “proto-arquitecturas”. Cada propuesta estaba modelada como una proto-arquitectura, y era representada por un “quad-chart”. Estos son resúmenes de una página que se divide en cuatro partes: (a) Un cuadro de la tecnología requerida (superior izquierda), (b) Una descripción de la tecnología, su aplicabilidad y su rango de coste (inferior izquierda), © requisitos de la tecnología (superior derecha), y (d) Un Plan de trabajo que coloca a la tecnología dentro de su progresión desarrollo (inferior derecha). Este era el conocimiento mínimo necesario para comunicar el detalle suficiente de los diseños a todos los mundos sociales y así permitir una toma de decisiones.

Analizando los quadcharts según los parámetros de los objetos fronterizos:

Promover la representación compartida: Tienen el suficiente detalle y plasticidad necesaria para poder compartirlas. Consisten de suficiente detalle técnico para clarificar y definir problemas y soluciones como parte de la ecología funcional. Y permite que los mundos sociales juzguen, negocien, recomienden y decidan qué tecnologías recibirán su respaldo.

Transformar el conocimiento de diseño: Las proto-arqutecturas fueron utilizadas para revisar, clasificar y seleccionar diseños en competencia a través de los mundos sociales. Se revisaban y clasificaban según sus propios criterios y, según comparaciones con otras proto-arquitecturas, generando así recomendaciones. Las que tenían más alta puntuación y apoyo de los técnicos, eran recomendadas al mundo del proyecto, los cuales seleccionaban los mejores de ellos, para que el mundo organizacional eligieran de 3 a 6 proyectos. Esto demuestra cómo las proto-arquitecturas ayudaron a mover los proyectos a través de los distintos mundos sociales para esclarecer el conocimiento de diseño.

Movilizar a la acción de diseño: Para cada vacío de conocimiento requirió la movilización de compromiso necesario para producir la selección final de una solicitud de propuesta, las proto-arquitecturas permitieron esta movilización.

Legitimar el conocimiento de diseño: Las proto-arquitecturas iniciales fueron legitimadas por ser elaboradas con alta calidad técnica, probando así, que representaban una combinación factible de tecnologías que podían ser desarrolladas. Por cada recomendación, la fuerza política detrás del diseño podía incrementar o anularse. Esto construye legitimidad política que incrementa mientras el diseño avanza y las proto-arquitecturas se mueven entre los mundos sociales, dando lugar a una fuerte legitimidad política para la elección final.

El diseño necesita un objeto fronterizo de diseño complejo y unificado, que integre y comparta el conocimiento que necesiten las distintas actividades. Las planificaciones de proyecto extendieron y refinaron el conocimiento de diseño expresado en propuestas de tecnología; unificaron la acción que representaba cómo los mundos sociales institucionalizados se unían para formar e implementar una ecología funcional viable y una ecología política estable; además de delinear la organización del proyecto.

Analizando las planificaciones de proyecto según los parámetros de los objetos fronterizos:

Promover la representación compartida: Funcionalmente, organizan el conocimiento de un proyecto para explicar y apoyar a las fallas, rutas críticas, plazos, hitos y horarios de las tareas de los análisis y diseño de sistemas, que cruzan, conectar y alinear los mundos sociales. Políticamente, tienen que ser aplicables a través de todos los mundos sociales que estén involucrados en una ruta de diseño particular. En conjunto, un plan de proyecto debe contener representaciones compartidas que abarquen la diversidad de mundos sociales para impulsar un proyecto, y así formar un camino de diseño factible y finalmente exitosa.

Transformar el conocimiento de diseño: Funcionalmente, un plan de proyecto describe cómo una transformación de los problemas y las necesidades de soluciones implementadas se lleva a cabo. Más allá de eso, proporciona un marco de gobernabilidad en el que se producen las actividades de diseño. Además, es uno de los pocos objetos fronterizos de diseño que captura una visión holística de un diseño. Políticamente, define la estructura de poder dentro del proyecto. Por lo tanto, pueden ser vistos como agentes de cambio en la organización, ya que re-organizan la asignación de recursos y el acceso a través de los mundos sociales.

Movilizar a la acción de diseño: Un plan de proyecto facilita la identificación, recopilación y aplicación de los conocimientos necesarios para desarrollar un nuevo sistema; promueve el descubrimiento de las discrepancias a través de los mundos sociales y proporciona mecanismos para hacerles frente. Políticamente un plan de proyecto es una llamada a la acción, ya que representa un marco de gestión para el diseño del sistema, que abarca una amplia variedad de mundos sociales.

Legitimar el conocimiento de diseño: En el diseño del sistema, un plan de proyecto representa un acuerdo político, ya que especifica las estructuras de gobierno, así como la distribución del poder y de los recursos durante el diseño. Esto se vio reforzado cuando el poder organizacional se ejercía para financiar e implementar un plan seleccionado.

En resumen, el examinar las cuatro características de un objeto fronterizo de diseño puede indicar si un problema o solución de diseño en particular se gana o pierde apoyo. Los que están perdiendo apoyo deben re-examinarse para determinar si se pueden cambios hacer para rescatarlos. Por el contrario, los que obtienen apoyo pueden estar más seguros de un resultado exitoso. En general, las revisiones de las características de los objetos fronterizos de diseño pueden ser utilizados como indicadores de "progreso exitoso" o de "problemas que impiden" en un diseño. Por lo tanto, una comprensión de la calidad del objeto fronterizo por el análisis de sus características puede mejorar la navegación por la trayectoria de diseño.

Conclusiones

En general, los objetos fronterizos de diseño permiten e impulsan procesos de diseño y análisis de sistemas. Es la flexibilidad de los objetos fronterizos lo que les permite abarcar satisfactoriamente todos los mundos sociales, por lo que los diseños se pueden refinar continuamente en especificaciones viables que puedan invitar a un consenso político. Si los objetos fronterizos son hallados "imperfectos", según su análisis de sus características, el proceso de diseño puede ser prematuramente detenido o enderezar el rumbo de su trayectoria de diseño.

La inclusión de objetos fronterizos de diseño en el vocabulario de la teoría del diseño, aborda a una debilidad ontológica de la teoría existente, en particular su falta de:

1. Las conexiones entre los productos de análisis de diseño, los procesos y ecologías
2. La identificación de las "fuerzas de diseño de propulsión" que definen caminos de diseño y movilizan a las actividades del proceso de diseño
3. El reconocimiento de los roles de las ecologías funcionales y políticos en el diseño, en especial en la determinación de los resultados exitosos y fallidos

Además, ayudan a articular cómo se produce el conocimiento del diseño, se comparte y es legitimada tanto funcional como políticamente, así como la forma como el conocimiento se refiere a las directrices de procedimiento incrustados en las metodologías actuales de diseño y análisis de sistemas.

Citas representativas

• "Design boundary objects are needed to overcome gaps in the design knowledge residing in the functional ecology and gaps in agreements residing in the political ecology."
• "To this end, we define a design boundary object (DBO) to be any representational artifact that enables knowledge about a designed system, its design process, or its environment to be transferred between social worlds and that simultaneously facilitates the alignment of stakeholder interests populating these social worlds by reducing design knowledge gaps. Most such DBO’s are outcomes of enacted design routines."
• "Each design candidate was modeled as a proto-architecture to establish an initial proof of design concept. The NMP staff used the term ‘concept’ to mean a design project or idea. Each concept was represented by a ‘quad-chart’. One NMP technologist expressed this as follows: “We create a quad-chart for every concept. It has all of the information we need on one page. It has taken us 8 years to get them right.”"
• " In summary, examining the four features of a DBO can indicate whether a particular design problem or solution is gathering or losing support. Those that are losing support should be re-examined to determine if changes can be made to rescue them. Conversely, those gaining support can become more assured of an increasingly likely successful outcome. In general, reviews of the design boundary objects features can be utilized as indicators of “successful progress” or “impeding issues” in design. Therefore, an understanding of the DBO quality by analyzing its features can improve design path navigation."
• "In general, DBOs both enable and propel SAD processes. It is the flexibility of DBOs that allows them to successfully bridge social worlds, whereby designs can be continually refined into viable specifications that can invite political consensus. They are built and applied within and across design paths. These paths and associated design routines promote — through feedback mappings between functional ecology resolution and political ecology stabilization. If the DBOs in these paths are “flawed” – as can be determined by examining their four features – the design process will most likely suffer and can be prematurely halted. Still, this feedback could “right the course” of a design path trajector."

Mapa conceptual

Imagen clave

Ejemplo de un Quad-Chart, el objeto de diseño fronterizo utilizado por los proyectos candidatos del New Millennium Program.

Los Quad-Charts proporcionan un resumen de una página, con la información clave sobre la tecnología propuesta. Ofrece conocimientos sobre el diseño y su solución y cómo cumple con los requisitos. Cada sección de un quad-chart está escrita de una manera concisa y simple para que puedan ser fácilmente por los mundos sociales del diseño. Los Quad-Chart que observamos contenían cuatro tipos de conocimientos de diseño:

1. Un cuadro de la tecnología requerida (superior izquierda)
2. Una descripción de la tecnología, aplicabilidad y coste máximo y mínimo (inferior izquierda)
3. Requerimientos tecnológicos (superior derecha)
4. Una "Hoja de ruta de Tecnología" que coloca a la tecnología dentro de su progresión desarrollo (inferior derecha).

  Este es el conocimiento mínimo necesario para comunicar con suficiente detalle un diseño a través de los mundos sociales, que permita el análisis de decisiones dentro de cada mundo social.

Reflexión crítica

Bergman, Lyytinen y Mark nos abren a la ecología del diseño, que es la contextualización social al desarrollar un proyecto multifacético, que involucra muchos participantes de distintas áreas, y hacen hincapié en cómo estos mundos sociales se comunican para lograr un objetivo común: los objetos de diseño fronterizos. Éstos deben cumplir con una pauta de discernimiento que permite una evaluación rápida, sencilla y que se da de manera automática dentro del proyecto, pero que al hacerla evidente hace más fácil juzgar de manera objetiva las propuestas de desarrollo de éste.

El diseño actual, al separar el producto que se genera de sus productores y sus respectivas clasificaciones, crea una muralla hacia la profundidad intrínseca de todo proyecto, dejando que el proceso sea vulnerable al ser testeado y sin posibilidad de reducir los errores con anticipación. Esto resulta en una pérdida de recursos y tiempo para los equipos encargados. Este tipo de evaluaciones, agilizan la manera de diseñar, ya que evidencian las falencias de un diseño a partir de qué mundo social se ve afectado en su desarrollo, mostrando claramente qué es lo que se debe mejorar y de qué manera.